企画書の「誤字」を減らすために明日から実践したい2つの工夫

　どんなに内容の豊かな企画書でも、いかに優れた文章で書かれた企画書でも、誤字脱字が多ければ、それだけで説得力が激減してしまいます。企画書の命は「説得力」。相手を説得するために必要なのは、内容と文章力だけではありません。文字の正確さも大切な要素なのです。

　誤字脱字を減らすためには、それに注意する意識を持つことが必要です。しかし、意識を持っているだけでは、なかなか減らすことはできません。ここでは、おすすめの実践方法を2つ紹介します。

　誤字を注意する意識が必要と言いましたが、それが強すぎると弊害も生まれます。それは、文章そのものが単調になり、読みにくい文章に仕上がってしまうこと。文字のことばかり考えていると、肝心の文章のほうが疎かになってしまうからです。

　そのため、企画書を作成するとき、最初は誤字脱字を恐れず、文章表現に専心して、自分のペースで一気に書き上げてしまいましょう。すべて書き終えてから、誤字のチェックをするのが一般的でしょうが、おすすめしたいのは、項目ごとにチェックする方法。

　例えば「提案理由」の項目を一気に書き上げたら、次の「現状分析」に進む前に、「提案理由」の文章に誤字や脱字がないか確認するのです。特に漢字変換には細心の注意が必要です。少しでも疑問に感じたら、辞書で正しい漢字調べなくてはなりません。

　長い文章を一度にチェックしようとすると、集中力が途中で切れて、誤字を見落とすことがありますし、また「一息入れる」という効果もあります。

　これは誰でも経験があると思いますが、自分で書いた文章の誤字に、かなり時間が経ってから気がつくということがあるでしょう。例えば、会議資料を作成したとき、何度も読み返して誤字のチェックをしたはずなのに、会議が始まってから誤字に気づいて「しまった」と思うような経験です。

　これはつまり、自分で書いた文章はなかなか客観視できないから起こる失敗です。特に書き上げた直後は、誤字に気がつきにくいもの。「何度もチェックしたのに」と思うでしょうが、何度チェックしても目が素通りしてしまうポイントというのはあるものです。

　そこでおすすめしたいのが、仕上げた企画書を「寝かせる」こと。最低でも1日、できれば数日寝かせてから再度チェックしてみましょう。時間が経つと自分の文章を客観視できるようになるものです。前日には気づかなかった誤りに翌日気づくということが少なくないのです。また、誤字だけでなく文章そのもののチェックをするためにも、「寝かせる」ことは大きな効果があります。

　もっとも有効な方法は、上司などの他者にチェックしてもらうことですが、現実的にはなかなかそうもいかないでしょう。自分でチェックするときには、上記の2つの方法をぜひ実践してください。きれいに整えられた企画書は、それだけで説得力を持つものです。