【文例も紹介】提案書の確認を先方に依頼する際のメールの「書き方」と「注意点」

　ビジネスシーンにおける「提案書」は、様々な種類のものがあります。営業に関する提案書、新規事業に関する提案書、トラブル解決策に関する提案書など、どんな部署でどんな仕事をしていても、提案書を作る機会はビジネスパーソン全員にあるでしょう。

　それでは、提案書の目的とは何でしょうか。それは、こちらの主張を先方に納得してもらい、先方に何らかの行動を起こしてもらうことです。そのためには、提案書は自分が一生懸命作っただけでは意味がなく、相手にしっかりと内容を確認してもらい、納得してもらう必要があります。ここからは、提案書の確認を先方に依頼する際のメールの書き方と注意点をご紹介します。

　メールの件名で、メール内容の主旨を簡潔に表現することは非常に大切。なぜなら、ビジネスパーソンは、毎日大量のメールを受信するからです。送られてきた全てのメールを開き、全文を詳細に確認しているビジネスパーソンはまずいないと考えた方がよいでしょう。

　このため、件名で「このメールを開いて読むことの重要性」をアピールしなければなりません。件名作成にあたってのポイントは次の2点です。

　例：【重要】、【要確認】、【ご確認下さい】など

　例：提案書の確認依頼、提案書の確認をお願いします、など

　以上をまとめると、件名は「【重要】提案書の確認をお願いします」といった例が良いでしょう。

　メール本文では、ズバリ、先方に提案書の確認を依頼する旨を書きます。これこそがこのメールの肝ですから、臆することなく端的に書きましょう。

　一方でビジネスでは、物事を円滑に進めることも非常に重要です。このメールの目的は「相手への依頼」ですが、偉そうに依頼しているように受け取られるような文面はNGです。クッション言葉をうまく使って、謙虚な姿勢を示しつつも、提案を確認してほしい旨はしっかりと伝えましょう。メール本文例は以下の通りです。

-----------------------------------

●●（先方の名前）様

A社の山田と申します。

いつも大変お世話になっております。

先日はご多忙の折、弊社商品「●●」の提案の機会を頂き、

誠にありがとうございました。

さて、商品●●の提案書はご確認いただけましたでしょうか。

ご不明点・お気づきの点がありましたら、どんな些細なことでも結構ですので、

山田宛にご連絡くださいませ。

また後日、改めてご連絡させていただきます。

失礼いたします。

A社　山田

-----------------------------------

　ここでのポイントは、「提案書を確認してほしい」とだけ書くのではなく、提案書の不明点の照会を受け付ける旨まで踏み込んで書いていること。提案書の不明点を探すためには、ななめ読みでは不十分です。しっかり提案書を確認してほしい旨を暗に伝えています。

　さらに、後日改めて連絡する旨を伝えることで、「こちらが連絡するまでに確認してほしい」旨の無言の圧迫を相手に伝えています。威圧的でなく、さらっと伝えている点がポイントです。

　以上、提案書の確認を先方に依頼する際のメールの書き方と注意点を説明してきました。相手とより良い関係を築いていくためにも、謙虚な姿勢を示しつつ、自分たちの言いたいことは簡潔に述べるということを念頭に置きながら、メールを作成するようにしましょう。