営業や提案メールを断ることを難しく感じる人も多いのではないでしょうか。
本記事では相手を不快にさせないように、営業・提案メール断る方法をご紹介します。
提案された企画を断る際のメール文例や、営業や提案を断るメールを作成する際の注意点を詳しく確認していきましょう。
- メール本文の主旨を一文で簡潔に表す件名を作ることが重要
- 提案を断る場合は、提案のお礼と相手を思ったメール文面を心がける
- 提案を断っても、今後の関係を継続できるようケアも忘れずに
ビジネスシーンで丁寧なお断りメールを送る必要がある理由
お断りメールを送ることを心苦しく感じる人もいるのではないでしょうか。以下では、ビジネスシーンで丁寧なお断りメールを送る必要がある理由について詳しくご紹介します。
ビジネスチャンスを無駄にしないため
お断りメールが新たなビジネスチャンスへと結びつく可能性もあります。
理由を記載した丁寧なお断りメールを送ると、相手がよりよい条件を提示してくれるかもしれません。また、現在は縁がなくても今後相手の会社との関係を持つこともあるでしょう。
今後の関係への投資になるよう、関係性を良好につなぐ文面を作成してみてはいかがでしょうか。
心のこもった言葉を添えて誤解のないようにするため
クッション言葉を使用して読み手の気持ちを考えたお断りメールを送ることで、相手を不快な気持ちにすることなく断ることが可能です。
「いらないです」「不必要です」という言葉は、メールの文面では強い言葉のように感じる人もいます。嫌な気持ちにしてやろうという意図がなくても、相手は不快になってしまう可能性があることに注意が必要です。
丁寧なお断りメールを送ることで、相手との良い関係を築きましょう。
営業・提案を断る際にもマナーを忘れずに
ビジネスではどんな時でも、相手に対する配慮が必要です。
メールは、面と向かったコミュニケーションよりも表情が見えないので、気持ちを伝えることを難しく感じる人も多いのではないでしょうか。
相手のことを想像し、配慮に配慮を重ね、相手の気分を害するメールを書かないように心がけてください。
断る際のメール本文では、最初に提案してくれたことへのお礼を書き、その後に、提案された内容を断る旨と断る理由を書きましょう。
相手に失礼のないメール文面が作成できるか不安な方は、以下のメール文例を参考にしてみてください。
- 〇〇（先方の名前）さま
いつもお世話になっております。Ｚ株式会社の鈴木と申します。
先日は、〇〇の件でご提案いただき、誠にありがとうございました。
社内で慎重に検討した結果、貴社と比べて安価な見積額の提示があった他社に依頼することが決定しました。
誠に恐れ入りますが、貴社提案の採用を見送らせていただくこととなりました。
今回はこのような結果に至りましたが、次の機会にもぜひともご提案いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
連絡先 000-000-0000
メール abcd@u-note.me
Z株式会社 鈴木◯◯
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営業・提案の断りメールを送るときの6つのポイント
他社からの商談の誘いや営業を受けたときの断り方次第で、企業間の関係が大きく変わってきます。
今回は断ったとしても、これからの関係性も考え、無下に断ることは避けたいものです。
次は、営業や提案を断る際に書くべきメールのポイントや、断る際の例文を紹介していきます。
ポイント1．「提案の結果」であることを一文で示す件名にする
お断りメールを送る際の1つ目のポイントは、相手に提案してもらったことへの最終決定を書いてあることが、ひと目で分かる件名にすることです。
メールを相手に確実に開いてもらうためには、メール本文の主旨を一文で簡潔に表す件名にすることが重要です。
お断りメールの件名は「ご提案いただいた●●の件」のように、提案してもらったことを会社で検討した結果であることを表しましょう。
ポイント2．まずはお礼の言葉を書く
お断りメールを送る際の2つ目のポイントは、まずはお礼の言葉を伝えることです。
どうしても断りたい営業であっても、いきなり断るのは相手に失礼であり、不快感を与えてしまいます。
まずは、営業してもらえたことに対してお礼の文章を添えることを忘れないようにしましょう。
- 「平素より、大変お世話になっております」
- 「いつもありがとうございます」
- 「いつもお世話になっています」
ポイント3．断る理由をしっかり明記する
お断りメールを送る際の3つ目のポイントは、断る理由をしっかり明記することです。
理由も言わずに断られると、相手は断られた原因がわからず、また同じような営業をする可能性があります。
相手の立場に立って考えてみると、断られた理由はとても気になるでしょう。
できる範囲で費用面の都合や営業の内容自体、日程の都合など、営業を断る理由を明記しましょう。
理由を詳しく明記することで、相手から改善案を出していただける場合もあり、理由を明記することは、双方にとって利益がある行為です。
理由を書く際は「残念ながら〜」「誠に申し訳ありませんが〜」のようなクッション言葉を明記しましょう。
- 「残念ながら費用の面で難しいものがあり〜」
- 「誠に申し訳ありませんが、人件費の面で〜」
ポイント4．「今回は」という言葉を入れる
お断りメールを送る際の4つ目のポイントは、「今回は」という言葉を入れることです。
「今回は」という言葉をつけることで、「次回」があることを相手に想像させ、断った後の繋がりを保てます。
次回は会社に有益な商談が持ち込まれることを考えると、無下に断らず、「今回は」という言葉をつけるといいでしょう。
- 「今回は見送らせていただくことになりました」
- 「申し訳ありませんが、今回は断らせていただきます」
ポイント5．必ず謝罪する
お断りメールを送る際の5つ目のポイントは、必ず謝罪することです。
営業の内容がどんなものであろうとも、謝ることは最低限のマナーです。
相手の提案してきたものは、相手が時間をかけて考えた結果なこと念頭に置きましょう。
断る理由をきちんと明記したあとに謝る文章を書いておけば、相手側も「配慮して断っていただいているのだな」とわかります。
- 「せっかくご提案いただきましたのに、申し訳ございません」
- 「このような結果になってしまい、申し訳ありません」
ポイント6．今後の付き合いを想起させるフレーズを入れる
お断りメールを送る際の6つ目のポイントは、今後の付き合いを想起させるフレーズを入れることです。
相手は断られたことにショックを受けるはずですが、今後の付き合いを想起する言葉を入れることで、次回は頑張ろうという思いを抱いてくれるはずです。
断られた相手の気持ちを尊重したお断りメールを送りましょう。
- 「提案の結果」であることを一文で示す件名にする
- まずはお礼の言葉を書く
- 断る理由をしっかり明記する
- 「今回は」という言葉を入れる
- 必ず謝罪する
- 今後の付き合いを想起させるフレーズを入れる
【例文】営業・提案の断りメールの文例
上記の6つのポイントを抑えたお断りメールの文例をご紹介します。
営業の断りメールの例文1
1つ目の営業の断りメールの例文をご紹介します。
- 件名：ご提案いただいた◯◯の件について
いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の◯◯でございます。
先日は◯◯の件で提案していただき、ありがとうございました。
貴社のご提案を、弊社で慎重に検討いたしました。
しかし、誠に恐縮ながら、費用の面で折り合いがつかず、 見送らせていただくこととなりました。
ご提案いただき、厚く御礼申し上げます。
また何かお機会がございましたら、 よろしくお願い申し上げます。
取り急ぎご報告申し上げます。
営業の断りメールの例文2
2つ目の営業の断りメールの例文をご紹介します。
- 件名：ご紹介いただいた新商品の件について
いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の◯◯でございます。
貴社、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは、新商品のご紹介誠にありがとうございました。
社内にて、慎重に検討いたしましたが、今回は貴社商品の購入を見送らせていただくことになりました。大変申し訳ありません。
誠に不本意ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
営業・提案メールを断る基本のマナーを知っておこう
- 相手が件名を見て、すぐに「提案の結果」であることがわかる件名をつける
- お断りメールを書く際は、まず「お礼の言葉を書く」
- 断る理由や今後の付き合いを想起させるフレーズを入れる
本記事では、相手を不快にさせないように提案を断る方法をご紹介しました。
相手の顔が見えないメールだからこそ、丁寧に相手への気遣いをメールで表すことが大切です。一つひとつのメールに真心を込めて対応しましょう。
お断りメールを書く際は、本記事で紹介した5つのポイントを取り組むことで、相手との良質な関係が築けるよう工夫してみてはいかがでしょうか。
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