仕事の効率化を図る手帳の活用ポイント３点

　仕事のスケジュール管理に手帳を使っているビジネスマンはとても多いです。しかし、手帳はちょっと使い方を工夫するだけで、仕事の効率化まで図ることができるツールです。ぜひうまく活用してみましょう。

　手帳に予定を記入するときは、時間に余裕を持たせて記入しましょう。たとえば、15時から16時半まで会議が入った場合は14時半から17時までを会議の時間にします。会議が延長したり、その前後の準備や調整などで時間を使うこともあるので、それらの時間も含めた予定を書き込んでおくのです。そうすることで何かあった時でも動揺せずに済みます。

　仕事は必ずしも予定通りには進まないものです。突発的なトラブルや、急な対応が求められることもあります。しかし、そういう事が起きても、もともと行っている仕事の時間は確保しなければいけません。そこで、手帳に予定として「予備時間」を入れましょう。予備時間は、1週間に1～2時間程度が最適です。この時間で、予定通りに進んでいない仕事を行って、スケジュールの調整をかけていきます。

　仕事には、「会議」のように時間が決まっていてスケジュールに書き込みやすいものと、「企画を考える」というように時間は決まっていないため、スケジュールに書きにくいものがあります。しかし、スケジュールに書きにくいものも記載していかないと、どんどん予定が後ろ倒しになってしまいます。

　そこで、スケジュールには書きにくいけれどやらなければいけないものは、付箋に記載して手帳のメモ欄にどんどん貼り付けていきましょう。手帳をひらいた時に付箋が目に入れば、意識して毎日取り組めるようになり、仕事の効率化が図れます。

　いかがでしょうか。手帳は予定を記入するだけでなく、仕事を管理できるツールです。このような活用をする場合のおすすめは、1週間見開きのバーティカルタイプの手帳です。1週間程度を見渡して管理ができれば、仕事の効率は格段にアップすることでしょう。