ちょっとしたことでムダがなくせる！ビジネスメールを効率化する3つのコツ

　メールのチェックと返信は簡単なようで意外と時間がかかるものです。仕事の効率化で大切なのは、こうしたちょっとした時間をいかに短縮するかです。そこで、メールの処理の効率化をはかるコツを3つ紹介します。

　メールを一度チェックしてしまうと、忘れないうちに返信しなければと思い、そのままメール作成に入ってしまう事もあると思います。しかし、毎日何回もメールチェックをし、その都度このような対応をしていたら仕事が中断されるばかりで効率が悪いです。

　そこで、メールをチェックする時間を決めてしまいましょう。午前と午後1回ずつ設定し、その時間にメールのチェックと返信をまとめて行います。それ以外の時間は自分の仕事に集中しましょう。

　メールは受信トレイにまとめて入れたままだと、すべての業務のメールがごちゃごちゃに混ざってしまい、必要なときにメールを探すのにも時間がかかってしまいます。また、対応済みのメールと、これから対応が必要なメールが混在しているのもよくありません。

　そこで、メールのフォルダを増やしましょう。例えば仕事別に「○○事業」「△△事業」「××事業」というフォルダを作ります。そして、返信や対応を終えたメールを受信トレイからそれぞれの事業フォルダに移します。そうすれば、対応すべきメールのみが受信トレイに残るので、メール処理の時間に何をすべきかすぐに把握できます。

　メールは作成にも意外と時間がかかるものです。できるだけ短時間に、効率的にメールを処理したいのであれば、メールのテンプレートを作っておくと便利ですのです。「案内文」「依頼文」「謝罪文」「催促文」などは使用頻度が高いでしょう。ネット上にもビジネス用の文例集のサイトがたくさんあるので、うまく活用していきましょう。

　いかがでしょうか。今回紹介したメール処理のコツは難しいことではありません。3つのポイントを習慣づけてメール処理の効率化を図り、自分の仕事も集中して行えるようにしましょう。