「組織全体」で仕事の効率化を図るために実践したい2つの方法

　仕事の効率化を図るためには、組織全体で取り組むことが効果的です。仕事は、社員１人で完結するものでなく、組織全体で協力しながら行います。そのため、仕事効率化を実現するためには、個人単位でなく、組織全体で取り組むことが近道と言えるでしょう。それでは、組織全体で仕事の効率化を図るための方法には、どういったものがあるのでしょうか。

　週に一回程度、グループ・チームのメンバー全員で、各自が担当する仕事の進捗報告を行うミーティングを開きます。そこで、メンバー各自が、今どんな仕事を抱えていて、進捗状況はどの程度か、困っている点・相談したい点があるか、といったことを報告し合うのです。

　互いの報告を聞いて、メンバーが「この作業はもっとこうすれば効率的ではないか」「私の担当する仕事との兼ね合いで、作業スケジュールを見直した方がよいのではないか」

といった意見を出し合って、各自の作業をより効率的に進める方法を考えていくのです。

　1人の経験や知識は限られたものであっても、グループ・チームのメンバー全員が経験・知識を活かして意見を出し合えば、より効率的な方法が見つかるでしょう。

　この時大切なことは、「仕事を効率的に進めるためには、新しい方法に積極的にチャレンジする」という組織の雰囲気。社員の中には、今までの仕事の進め方を改めることを嫌う人がいます。しかし、従来からのやり方を思い切って改めなければ、仕事の効率化を図ることはできません。そのためには、まずは組織の管理者自身が、新しいことに積極的にチャレンジしていくという姿勢を示すことが大切です。

　組織内で複数の工程を各メンバーが担当している場合、メンバー1人1人の担当する範囲内での仕事の効率化のみに終始せず、その前後の工程まで視野に入れ、仕事全体で効率化を図ることを目指しましょう。

　例えば、ある仕事が3工程に分かれており、各工程を組織メンバーのAさん・Bさん・Cさんが担当している場合、Aさんの担当する範囲内で効率化を図ったとしても、その結果として、後の工程のBさんやCさんの工程に多大な負担がかかってしまっては意味がありません。

　Aさんの担当する範囲内の仕事の効率化はあまり図られなかったとしても、Bさん・Cさんの担当工程を含めた全体として仕事の効率化を図ることが大切です。そのためには、組織全体で仕事の効率化を図るように話し合い、実践していきましょう。

　

　いかがでしょうか？組織全体で仕事の効率化を目指す時、最も大切なことは、組織メンバーの意識を統一するということです。誰か1人でも、「仕事の効率化を図るよりも、従来のやり方を踏襲したい」という安易な考え方に流れてしまうと、組織での仕事の効率化は実現しません。まずは組織全体の意識を、仕事の効率化の実現にむけて統一させることが重要だと言えるでしょう。