【1つ1つの仕事を着実にこなす】仕事効率化のために実践したい「タスク管理法」のすゝめ

　ワークライフバランスの重要性が叫ばれる昨今、仕事の効率化を図ることは、全てのビジネスパーソンにとって重要な課題となっています。少ない人数でこれまでと同じ量の仕事を確実に回したり、残業時間を削減したりすることは、介護や育児と仕事を両立している一部のビジネスパーソンだけでなく、今や全てのビジネスパーソンに求められることなのです。

　仕事を効率化するためには、自分が抱えている仕事をタスクとして見える化し、一つ一つ取りこぼしなく、着実にこなしていくことが大切です。そこで今回は、タスクを着実に、かつ手軽に実行していく方法として、付箋を使ったタスク管理法を紹介します。

　付箋を使うタスク管理法とは、現在抱えている仕事を１つの作業（タスク）に落とし込み、１枚の付箋に書いていくというもの。自分が今抱えている全ての仕事を洗い出し、作業（タスク）レベルに落とし込みます。

　そして１つのタスクを付箋１枚に書き込み、自分の仕事を見える化していくのです。こうしてできあがった複数の付箋を、ノートや手帳・机など、自分が目にしやすい場所に貼りつけ、今何をしなければならないかを、一目見てわかるようにします。そして、１つのタスクを実行して終了すれば、その付箋を捨てます。ここでのポイントとして、２点紹介します。

　1点目は、付箋に書くタスクを、漠然とした大きな目標ではなく、１つの作業となるまで細分化して書くということです。例えば、「Ａ社から受注を獲得する」といった書き方はNGです。

　Ａ社からの受注獲得までの間に、Ａ社のニーズの把握、Ａ社への営業プレゼン、Ａ社へのフォローなど、様々なプロセスがあります。したがって、「Ａ社にアポを取る」「Ａ社へのプレゼン資料を完成させる」「Ａ社へのプレゼン資料を上司に承認してもらう」といったタスクに落とし込み、付箋に書き込みましょう。

　2点目は、タスクを記載した付箋を貼りつける場所に、各タスクの緊急性が一目でわかるよう工夫をすることです。タスクには、緊急性の高いもの・低いものがあります。仕事の効率化を図るためには当然、〆切の近いもの・重要性が高いものといった、緊急性の高いタスクから先に着手しなければなりません。

　例えば、タスクを書いた付箋を貼りつける場所が、あなたのノートや手帳であれば、緊急性の高いタスクの付箋を貼るページと、緊急性の低いタスクの付箋を貼るページとを分けましょう。同じページであっても、何が緊急性が高いタスクであるかが明確にわかるように貼りつける工夫をすれば問題ありません。

　いかがでしょうか？付箋を使ったタスク管理法は、自分の今すべき仕事が一目でわかり、管理しやすい方法です。これは、タスクを終了する度に付箋が減っていきますので、達成感も得られるでしょう。仕事を効率良く進めていきたい人は、一度実践してみて下さい。