社内に休みの連絡を回すときに伝えるべき2つのこと

　突然会社を休まなければいけないとき、まずは会社への連絡が必要です。その際にはどのようなことを話せばよいのでしょうか？同僚や上司がなるべく迷惑をこうむらないように、社内に休みの連絡をすると気に伝えるべきことを紹介します。

　この日に仕上げなければならない仕事は、簡潔に「社内」の人に依頼をします。「誰に」「何の」仕事を任せるのかを明確に伝えましょう。そのためには、資料作成するための情報源やデータを提供し、できれば作業を行う際の手順やコツも伝えましょう。

　さらに、変更のできない来客予定や訪問の代理も立てておきます。打ち合わせに必要な要点や内容を整理したうえで、具体的に依頼しておくことが大切です。

　代理に自分の業務を遂行してもらう訳ですが、休み、今日１日だけでいいのか、複数日になるのかを上司に伝えておかなければなりません。代理で業務を遂行するのは大変な負担になります。代理の都合もありますが、早く知らせておくことは重要です。複数日にわたって休む場合には次回出社日までの対応もできるだけ伝えられるとよいでしょう。また、休んでいるときでも会社から仕事の対応を聞かれる場合があるので、なるべくいつでも連絡を受けられる状態にしておくべきです。

　体調不良や忌引きなど、休みを取らざるを得ないことはありますが、それでも周りに影響を極力少なくするような配慮は社内人として必須のスキルです。代理を立てることといつまで休むのか。この2点を具体的に伝えれば、とりあえずは×迷惑を最小限に済ませることができます。