仕事の効率化のために必要なデスクの整理整頓 ——「時間」の意味と使い方

　仕事の効率化を図る場合、意識しなければいけないのは「時間」です。仕事において時間がいかに重要な意味を持っているかを認識し、上手に時間を使うこと、これが効率化のポイントと言っていいでしょう。仕事の進め方と時間、というテーマもありますが、ここではデスクの整理整頓の持つ効率化の意味と、時間を上手に使った整理整頓法を話していきます。

　例をあげてお話しましょう。Aさんは常にデスクの整理整頓を心がけている人。同僚のBさんは仕事の忙しさにかまけてデスクの整理が全くできない人です。デスクで仕事をしているとき、必要な資料や文具を取り出すのに、Aさんは平均10秒、Bさんは30秒かかるとします。その行動を1日10回繰り返したとすると、2人の間に3分近い時間の差が生まれるわけです。

　「たった3分」と感じるかもしれません。しかし、3分あると、人間はかなり色々なことができるものですし、1年で考えれば10時間以上の差が出来てしまいます。また、Bさんは時として、必要な書類や資料を探すのに10分、20分かかってしまうこともあるでしょう。2人の「仕事の持ち時間」には、思いもよらない差が生じている、というのが現実なのです。

　また、デスクの乱れているBさんは、必要な文具が見つからず、隣のAさんから借りる、ということもあります。これは、Bさんの仕事の時間を奪ってしまうことにもなります。それをしっかり認識しなければなりません。

　デスクが整理されていない人は、1度早めに出勤して、徹底的にデスクを整理してしまいましょう。「何となく片付いている」という状態ではなく、「完璧」と思えるほど整えるのです。「何となく片付いている」状態は、実は片付いていません。イメージは「新入社員のデスク」。いわば「初々しいデスク」を作るのです。これが、スタートです。

　完璧なデスクになったら、その日の終業時から「3分間整理」を始めましょう。仕事がすべて終わったら、退社する前の3分間で、デスクの整理をするのです。デスクが乱れてしまうのは、その日にした仕事の資料や使った用具を、そのままにして帰ってしまうからです。また、その日のうちに整理したほうが短時間で済みますし、作業が楽です。

　3分というのはもちろん目安で、おそらく実際にはそれほどの時間はかからないでしょう。それが習慣になれば、数十秒でできるかもしれません。とにかく、退社するときには、朝と同じ「新入社員のデスク」に戻しておくのです。こうしておくと、翌日はスムーズに仕事をスタートできるはず。「あれ、どこへいったっけ？」という無駄な時間がなくなる分、効率化が図れるでしょう。

　デスクを整理整頓しておくと、仕事の効率化を図れるだけでなく、ミスも減らせるでしょう。仕事はすべて「整理」から成り立っています。「整理」を習慣にすれば、スケジュール管理や仕事の管理についての整理力も増して、ミスが減るというわけです。