「効率化＝スピードアップ」ではない！仕事を意識的に効率化するために持つべき「マインド」

　「仕事の効率化」というと、多くの人が「作業のスピードアップ」を考えるでしょう。もちろん個々の作業をスピードアップすれば、仕事は早く終了します。しかし、効率化するための方法はスピードアップだけではありません。

　一番大切なのは、意識的に効率化しようというマインドです。ただし、単に効率化を意識しようとしても、おそらくは上手くいかないでしょう。より具体的な意識、マインドをもたなければ、なかなか効率化は実現できません。それでは、効率化を図るときに持つべき意識とはどういうものなのでしょうか。

　ほとんどの人が複数の日常業務を行っているはず。たとえば営業職なら、「ルート営業」「飛び込み営業」「営業報告書や見積もり書などの書類作成」「企画の立案」「会議出席」「得意先の接待」などの業務を日常的に行っているでしょう。

　効率化を図る場合、どうしても個々の仕事の効率化に目がいってしまいます。「効率的にルート営業をするためには、どういうコースを取ったらいいか？」あるいは、「企画書を作成するときに時間短縮する方法はないか？」と考えるわけです。それはそれで必要なことですが、それよりも前に「仕事全体の効率化」を考えてみることをおすすめします。

　そのためには、自分の担当していている仕事全体を「複数の要素を備えた複合的な1つのプロジェクト」と捉え、自分がそのマネージメントリーダーであると考えるべきでしょう。全体を俯瞰的に捉えると、個々の仕事の性質の違いや、緊急度の違いなどがはっきり見えてくるはずです。

　そうすれば、「どの仕事を優先し、より力を入れて取り組むか。後回しにしても簡単に片付けられる仕事はどれか」という判断ができます。すべての仕事を横並びにして考えるのではなく、立体的に把握することによって、より効率的な仕事の進め方を考えることができるのです。

　1日の仕事が終了した段階で、マネージメントリーダーとして自己評価をしてみましょう。例えば、「ルート営業は効率的にできたが、会議資料の制作に予想以上の時間がかかってしまった。それは、必要な資料のピックアップに手間取ってしまったからだ。原因は準備不足」というように、具体的に評価するのです。自分は「評価する側」でもあり「評価される側」でもあるため、常に客観的な目を持ちながら自己改善ができるのです。

　こうすることによって、モチベーションも上がりますし、「明日は事前の準備をしっかりして、より効率化を図ろう」というマインドも、自然に生まれてくれでしょう。帰りの電車の中で考えるだけで十分。5分か10分あればできる頭の中だけの作業です。

　このような意識、マインドを持った上で、次のステップとして個々の仕事の効率化について考えてみるといいでしょう。ポイントは「緩急」と「正確さ」です。ミスほど仕事の効率を下げてしまうものはないということを認識しておきましょう。