【期限の英語表現】英語のビジネスメールで書類の提出期限を伝える時のフレーズ＆注意点

海外に展開している会社では、海外の工場や取引先とメールでやり取りをする機会も多いのではないでしょうか。

しかし、意思疎通がうまくいかず、相手が思うように書類のやりとりをしてくれないという悩みを抱えている人もいるでしょう。

本記事では、英語のビジネスメールで書類の提出期限をスムーズに相手に伝えるポイントを紹介します。

書類の提出期限を英語で伝えるときの注意点

慣れない英語での書類提出をお願いすることを難しく感じる人も多いでしょう。

まずは、英語で書類の提出期限を伝えるときの注意点をご紹介します。

以下の点に注意して、英語のビジネスメールを作成してください。

文化の違いを考慮して提出期限を英語で伝える

日本の会社と取引する場合と違って、海外と取引する場合は、さまざまな文化的違いがあります。

日本の会社と同じように海外の会社を相手にしては、意思疎通がうまくいかないことが多いです。

文化の違いを正確に理解した上で、メールの相手に伝わるように提出期限を提示しましょう。

日本人同士のメールでのやり取りの際は「書類をできるだけ早めに送っていただきたいのですが、よろしいでしょうか？」のように柔らかいニュアンスの言葉で表現を濁したり、遠回しに伝えることが多いです。

日本であればすぐに対応してもらえるかもしれえませんが、何事もはっきりさせる人が多い海外企業には急ぎであることが伝わりません。

上記のような文化の違いがあると、日本語をそのまま英語にしては誤解が生まれてしまうので注意が必要です。

英語圏の相手には「明確に」書類の提出期限を伝える

文化の違いがあるために、日本語で言いたいことを直接英語にして相手に伝えるのは避け、英語で明確に示す必要があります。

海外の人を相手にする場合は、書類の提出期限を「具体的」に伝える必要があります。

それでも相手に伝わっているか心配な場合は、期限が近くなるころにリマインドのメールを送ると効果的です。

提出期限を明確に提示するための英語フレーズ

次は、書類の提出期限を明確に伝えるための英語表現をご紹介します。

以下の例を参考にして、英語で提出期限を伝えるメールを書いてください。

「提出期限」を意味する英語表現　

「提出期限」は英語で「deadline」または「due date」といいます。

2つとも意味の違いはなく、どのようなシーンでも使用できる単語です。

さまざまなビジネスシーンで使えるため、この機会に覚えておくことをおすすめします。

また、「due」のあとに提出期限を追記する英語表現もおすすめです。

上記の表現方法を用いて、提出期限を相手に伝える基本的なフレーズは以下の通りです。

ビジネス英語表現①：期限を決める

先に紹介した「期限」という意味の英単語を使う英語表現をご紹介します。

「期限を決める」という英語表現は「set the deadline/due date」です。

ビジネス英語表現②：期限に間に合う

期限を決める英語表現に加えて、「meet the deadline（締め切りに間に合わせる）」という熟語もあわせて覚えておきましょう。

この熟語では、due dateよりもdeadlineを使うのが一般的です。

書類の提出期限を伝えるときに役立つ英語フレーズ

相手に提出期限を伝えるときに、いくつか英語フレーズもあわせて覚えておきましょう。

状況に応じて柔軟に、提出期限を英語で伝えれるように、役立つ英語フレーズをご紹介します。

提出期限に使える英語表現①：「〜していただきたい」

まず、意外と難しく感じる英語の敬語表現をご紹介します。

「〜していただきたい」を意味する「Would you～？」や「Could you～？」という基本的な英語表現はさまざまなシーンで応用することができます。

さらに丁寧な敬語表現となる「I was wondering if you could～」や「Would it be possible for you to〜？」も一緒に覚えるといいでしょう。

提出期限に使える英語表現②：「なるべくお早めに」

日本人がよくメール内で書く文章の一つに、「できるだけお早めに～してください」という表現があります。

相手の立場を思いやっての表現で、英語の一番近い表現が「as soon as possible」です。「ASAP」と度々略されますが、ビジネスシーンでは略字は好ましくないので注意しましょう。

また、海外の方がこの表現をメールで受け取ると、自分の手が空いたときや都合がよいときにでもすればよい仕事という位置づけをしてしまうことがあります。

そのため、本当に急ぎの用件であれば「具体的な提出期限」を書きましょう。

期限を確認するためのビジネス英語の例文集

次は、期限の確認をするためのメールを送る場合の英語表現をご紹介します。

以下の表現を状況に応じて使い分けて、メールを作成しましょう。

ビジネスシーンで期限を確認するフォーマルな英語表現

相手がクライアントの場合は、「I would like to」のような細かな英語表現に注意して、丁寧な言い方を心がけましょう。

ビジネスシーンで期限を確認するカジュアルな英語表現

社内向けや部下に期限の確認をする場合は、上記の表現ほど硬くする必要はありません。

以下のような、多少カジュアルなフレーズを使ってもOKです。

期限の確認メールを送る際に使えるビジネス英語表現

期限の確認メールを送る際に、一緒に併用する「不明な点があれば私に連絡をください」という表現をご紹介します。

英語メールでも不明な点があった場合の文言を加えると、期限を確認するやり取りがよりスムーズに進みます。

「連絡する」を英語で表現する際には「contact me」や「ask me」、「let me know」などがよく使われます。

「遠慮せずに」という表現をしたいのであれば、「feel free to〜」を加えるといいです。

期限を変えてほしい場合のビジネス英語フレーズ

一度決めた期限に間に合わないことは避けたいですが、どうしても間に合いそうにない場合は、早めに相手に伝えることが礼儀です。

期限に間に合わないことは、言い出しづらく感じる人も多いでしょう。だからといって連絡をしないのはご法度です。

特にビジネスの場では、必ず期限変更についての連絡を忘れないようにしましょう。

ビジネスでは期限に間に合わない場合伝える必要がある

期限変更をお願いする場合、まずは間に合わない旨を相手に伝えることが必要です。

申し訳ないとの気持ちを込めた「I'm afraid that〜」のような丁寧な表現を使うことをおすすめします。

期限の延長を頼むビジネス英語フレーズ

期限に間に合わない場合、期限を延ばせるかどうかを相手に相談するときもあるでしょう。

期限の延長を求める際に使えるのが「期限を延ばす」を意味する「extend the deadline」という表現です。

英語でもビジネスでの期限をしっかりと伝えよう

本記事では、文化の違いを踏まえて書類の提出期限を伝える英語表現を紹介してきました。

文化の違いはビジネスシーンでも考える必要があります。提出期限に限らず、他の場面でもすれ違いが起きないように、気をつけましょう。

ビジネスシーンで進捗報告をすることや、期限を守ることはとても大切です。

期限の確認や変更がある場合は記事内で紹介した英語表現を使って、しっかりと相手に期限の変更依頼メールを送るようにしましょう。

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