仕事をしている場面において、書類作成やメール作成は日常的に必要な作業です。会社では、上司の方たちやお客様とお話したり、文書のやり取りをすることもたくさんあるでしょう。その際、尊敬語や謙譲語は最低限知っておかなければなりません。
送付状は、ビジネス文書の一つ。お客様や取引先と文書でやり取りするのですが、正しい表現ができなければならないでしょう。本文自体にも気を配らなければなりませんが、宛名にも配慮が必要です。特に、送付状の宛名の該当者となる人が、複数名いた場合には、どうしたらよいのでしょうか？
「～様、～様」と書いてはいけない
宛名が複数名だと、単純に考えて～様、～様と記載すれば良いだろうと安易に考えてはいけません。仮に、宛名の該当者の方が10人、100人だった場合、こういった記載では書ききれなくなってしまうでしょう。そんな時には、「各位」という言葉を使うようにしましょう。この「各位」という言葉が表す対象は、複数の個人や複数の団体または、組織になります。
この「各位」という言葉は、ビジネス文書、案内状、送付状、社内のお知らせの文書など多くの場面で用いられる言葉です。この言葉の使い方ですが、「各位」だけでも使用できます。例えば、社内の運動会などのお知らせにも「各位」とすることで、「社内に関係する全ての人たちに宛てた文章ですよ」という意味になります。
また、「各位」に言葉を足して、もう少し具体的な関係者というように宛名を絞ることもできます。例えば、関係者各位、お客様各位、営業部各位などです。送付状の先方が、会社で行われたセミナーに参加していただいたお客様へのお礼の送り状であれば、「お客様各位」と記載すれば良いでしょう。
契約の会議に参加してもらった取引先の出席者にお礼と資料配布をする場合の送付状であれば、「関係者各位」や「営業部各位」を使うことができます。この言葉を使う際の注意点は、各位の後ろに「様」をつけないこと。二重軽度となり、マナー違反にあたるので注意しましょう。
「各位」以外で使える言葉
各位という言葉以外にも、使うことのできる言葉は、「ご担当者様」という言葉になります。この場合には、○○株式会社○○課ご担当者様などのように、その前には、所属している会社名や課をつけるようにしましょう。
以上、送付状の宛名が複数人いた場合の宛名の書き方として注意すべきことを紹介してきました。複数人だからといった慌てることがないよう、ここで紹介したことを頭に入れておき、取引先とスムーズなやり取りをしましょう。
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