職場の活性化に向けた「業務改善提案」の着眼点として意識しておきたい2つのポイント

　ビジネスパーソンが、平日の大部分を過ごす場所とはどこでしょうか。それは職場です。どうせ長時間働くなら、活き活きとした雰囲気に満ちた職場で働きたいもの。

　では、活発な職場を作るための方法には、どういったものがあるのでしょうか。その方法の一つに、的を得た着眼点から導き出された、業務改善に関する提案を行うことがあります。どの職場にも、必ず何らかの業務上での問題があるもの。それを改善すれば、職場のメンバーが働きやすくなりますので、自然とストレスが軽減されるでしょう。ここからは、職場活性化に向けた業務改善提案の着眼点を紹介します。

　職場の雰囲気を手短に良くする方法は、職場で働く女性の雰囲気を良くすること。一般的な傾向として、女性の事務職は、他部署・取引先・お客様からの電話を応対する、様々な書類を管理するなど、職場のあらゆる雑務・庶務を把握し、日々実行しています。そんな彼女たちが不満に思っていることは、まさに業務改善提案の着眼点となるでしょう。

　例えば、「最近、商品Ａの使い方に関する問い合わせが多い」という不満があれば、その背景には、

・商品Ａの取扱説明書の書き方がわかりにくい

・商品Ａを販売する時に、使い方の説明ができていない

・商品Ａを紹介する自社ホームページの書き方が丁寧でない

　といったことが考えられます。それらを改善すれば、問い合わせの電話量が一定数減り、職場の女性メンバーの不満がなくなるはず。ぜひ、女性メンバーに「最近業務上で困っていることはないか？」ということを聞いてみましょう。業務改善提案の着眼点となるヒントをもらえるかもしれません。

　日々職場で働く中で、「ここをもっとこうすればよいのに」と思うことはありませんか？そういった不便な点は、業務改善提案の着眼点になります。業務改善提案の着眼点を見つけるためには、ぼーっと職場で過ごしていてはいけません。アンテナを高くはり、常に「何か改善できることはないか」ということを意識しておく必要があります。

　トヨタ自動車には、カイゼン方式という、製造現場で作業を日々見直す活動があります。製造現場で働く社員が、「改善できる点はないか？」と常に意識を高く持ち、改善点を見つけて実行することで、全体としてミスが少なく効率の良い・働きやすい職場を作ることを実現しているのです。

　例えば、

・職場メンバーの流れが、いつもプリンター付近で滞りがちであるので、プリンターの配置場所を変えてはどうか？

・郵送物の発送においてミスが発生したので、必要情報を発送することをやめて、社内イントラネットに必要書類を掲載し、各自で確認してもらうようにしてはどうか？

　といったことであれば、日々の業務の中でも見つけられるのではないでしょうか。

　「千里の道の一歩から」ということわざにあるように、職場活性化に向けた業務改善提案は、大きいことを手掛けようとするよりも、まずは小さな事柄に着眼点をつけて、日々実行していくことが大切なのではないでしょうか。