報告書をもとに業務の「改善提案」を行う時に気をつけたい3つのポイント

　業務内容を報告する「報告書」は、業務改善に関するヒントの宝庫です。「報告書」に記載されている問題点や不満点を見直すことでどの部分を改善すればいいのかがわかり、業務効率をより優れたものへと改善することができます。

　では、「報告書」をもとに改善する提案をするときはどのような点に注意すればいいのでしょうか。今回は、「報告書」をもとに改善する提案をするときに気をつけたいことを紹介します。

　報告書を基に改善提案を行う場合、多くのケースではミスや失敗をもとに改善提案が行われるでしょう。実際に起こったミスを分析することでミスの原因や理由を探り出し、どのように改善すればミスを防止できるのかという形で提案は進みます。この時に注意したいのが、ミスを起こした当事者を非難してはいけない、ということです。

　ミスを起こした当事者を非難してしまうと、せっかくの有益な改善提案が誹謗中傷に誤解されてしまう可能性があります。ミスは誰にでも起こりうるものであり、ミスを起こした当事者に問題があるのではなく仕事の仕組みや作業工程に問題があるのだ、ということを忘れないでください。個人を攻撃しても何も意味がありません。誰が仕事をしてもミスのないような状況を作り出すのが、改善提案の目的です。

　作業報告書に記載されている具体的な事例を引用して改善提案をすることで、より具体的で裏付けのある提案をすることが可能です。報告書に記載されていることは実際に誰かの身に起こった事実であり、対策すべき事態でもあります。

　個別のケースに対して改善策を提示することで、問題を一つずつ解決していくことができるでしょう。具体的な事例の引用なしに改善策を提示しても、改善策の有用性が理解されない可能性もあります。事実に基づいた提案であれば管理者の理解も得やすくなり、提案が採用される可能性が高まるはずです。

　提案された改善策を実現するためには何が必要なのか、ということを示すことができれば改善提案が採用される可能性が高まります。必要なものを提示するということは、改善提案にかかる具体的なコストを示すことでもあるのです。

　改善提案の内容が作業工程の見直しや用具の使用法の改善などであれば、特別なコストもかからず、すぐにでも実行可能ですが、新しい道具の購入や新設備の導入が必要な場合は改善にコストがかかることになります。

　報告書の内容を分析することで何が必要なのかを調べることができるので、必要なものを記載して提案をすれば実現可能性は高まるでしょう。

　報告書は改善のための貴重な資料です。報告書の事例を基にした提案は善策の有用性を示すものであると同時に、会社の利益と従業員の利益の両方を実現するものでもあります。常に業務を改善することが、企業の安定的な成長に繋がっていくのです。報告書はそのための資料。有益な改善提案ができるよう、報告書に潜むヒントを見つけ出してください。