意外と知らない！一度送った書類を訂正したいときのお詫び状作成に必須のマナー

　仕事上でミスが起きてしまうことは、多くあります。社内だけで済ませられる問題なら、上司に報告して対策等を考えていけばよいのですが、問題は社外に影響を及ぼしてしまう場合です。お詫び状をいざ自分で作成しようと考えてみると、すらすらと言葉が出てこないものです。こちらのミスで、一度相手に迷惑をかけているわけですから、このお詫び状では失礼のないような言葉を選ばなければなりません。

　お詫び状は、長く書けばよいというものではありません。先方がお詫び状を受け取り、読んだ時に何についてのお詫び状なのか明確にわからなければなりません。そのため、お詫び状ではまず謝罪の念を伝え、その後に修正内容を簡潔に伝えましょう。

　こちらの不手際により何らかの訂正箇所が発生してしまった書類は、すでに先方の手元にある状態になります。お詫び状の内容は、訂正箇所を発生させてしまったことを謝罪する文章です。しかし、間違った書類や契約書をどうすればいいかを必ず記載しましょう。

　これがないと、先方はお詫び状を受け取っても前の書類をどうすればいいか分かりません。廃棄してしまってよいのか、契約書などの場合は送り返してもらう必要がある場合が多いので特に注意しましょう。

　お詫び状に必要なのは謝罪の気持ちと修正内容、そして訂正前の書類の処理方法です。これらを分かりやすく書くことを心がけましょう。