仕事のスケジュール管理・共有をする上で知っておきたい「Googleカレンダー」の活用法

　GoogleカレンダーはGoogleが提供しているサービスのひとつで、誰でもアカウントを取得すれば無料で使用することができます。Gmailと同様に、インターネットに接続できる端末であればオフィスのパソコンに限らず、外出先からでも利用でき、ブラウザを使ってのサービスなのでブラウザが端末に入っていれば何か特別なソフトをダウンロードする必要もありません。

　手帳代わりに使用している人も多いのではないでしょうか。このGoogleカレンダーには、仕事のスケジュール管理をする上でも役立つ機能がたくさんあるので、幾つか紹介します。

　Googleカレンダーは、Googleアカウントを持つ者同士であれば、スケジュールを共有することが可能です。共有といっても、個人の予定まですべて見えるようになるのではなく、他のユーザーには共有用に作ったスケジュールだけが見えるようになります。

　取引相手や社内などで情報を共有したい相手に対し、スケジュールを共有しておけばいちいち確認を取らなくても良いですし、もし予定に変更があってGoogleカレンダーの上でスケジュール変更を行えば、それは共有しているユーザー全員に反映されます。変更をメールで知らせることもできるので、こちらから連絡して回ったり、向こうから電話で確認が来たりといったこともなくなるのです。

　またGoogleカレンダーにはファイルを添付することもできますので、見ておいてほしい書類や仕事に使う資料なども共有することができます。

　Googleカレンダーの右上にある「Labs」のタブをクリックすると、スケジュール管理に役立つ機能が一覧で表示されます。たくさんの機能がありますが、その中には次の予定までの時間をカウントダウンしてくれたり、日付を移動して任意の日付のスケジュールを見たり、年間のカレンダーの一覧を表示してくれたり、重要な1回限りの予定を目立つようにしてくれる機能などもあります。

　こういった機能を使えば、年間を通してすでに予定されているスケジュールを確認したり、去年はどんなふうに予定を立てたのかなどをすぐに確認することができるので、長期的な視野で仕事のスケジュールを組むこともできるでしょう。また、重要な予定を目立つように設定しておけば、予定がびっしり入っているようなカレンダーだと予定が埋もれてしまうことも起こり得ますので、それを防ぐこともできます。

　このように、Googleカレンダーには便利な機能がたくさんあるのです。カスタマイズすることで、より効率的にスケジュールを管理することができるので、ぜひ仕事にお役立ててみてください。