【2つのパターンに分けて紹介】送付状に書く「お詫びの言葉」の文例

　ビジネスをする上で、手違いなどにより顧客や、取引先に迷惑をかけてしまう場面があります。そういったときに、謝罪の気持ちをこめて送るのが、お詫び状です。先方から苦情や問い合わせがきているのに、その後、お詫び状もつけずに、商品や資料を送りなおしたのでは、さらに大きな苦情となってしまう可能性があります。お詫び状は、社外文書の一つで、ビジネスマナーに則って作成することが基本。ここでは、基本的な送付状にかくお詫びの文例を考えてみます。

　取引先に、依頼があった商品とは違う商品を送ってしまった時の送付状のお詫びの文例について、考えてみます。これは、ビジネス文書になりますので、時候の挨拶は不要です。

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謹啓

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて、御指摘いただきました商品誤送の件について、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

弊社にて、調査したところ、誤った商品コードを入力したために今回のような不手際を起こしてしまいました。商品をあらためまして、お送り致します。

今後は、このようなことが起きないように細心の注意を払ってまいります。今後とも相変わらぬお付き合いを賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

敬具

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　頭に「謹啓」、終りに「拝啓」と記入することで、更に改まった印象を与えられるはずです。内容は、わかり易くシンプルにまとめましょう。

　お客様に間違った請求書を送ってしまった場合も、上記と同じようにビジネス文書に則り、作成をしていきます。宛先は、お客様の個人のお名前になります。誤字などは、失礼に当たりますので、注意を払って作成をしましょう。

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謹啓

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。この度は、誤った請求書をお送りし、大変ご迷惑をおかけいたしました。誠に申し訳ございませんでした。弊社での調査の結果、数字の打ち間違えによるミスと発覚しました。

今後は、社内でのチェックをさらに万全なものとし、今後はこのようなことが起こらないように、細心の注意を払って参ります。

本来であればお詫びに参上すべきところ、甚だ略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。どうか今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

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　文例を入力し、プリントアウトした際には、社名の横には、社判を押すようにしましょう。

　どちらの場合も大切なことは、まずは謝罪の気持ちを伝えることです。そして、ミスが起きてしまった原因をはっきりとさせ、今後はそのようなミスが起きないようにすることを約束する文書を作りましょう。