会議の時間を守る意味と心がけておくべきこと —— 守るべき「3つの時間」

　ビジネスマンにとって時間ほど大切なものはありません。いかに時間を有効に使うかでビジネスマンの価値が決まると言っても過言ではないでしょう。特に会議は多くの人が関わるビジネスシーンですから、一人でする仕事より、さらに時間の持つ意味が大きくなります。

　ところが現実には、時間をルーズに扱うケースが少なくありません。どうしたら会議の時間を守ることができるのか。ここでは時間を守る意味と心構えについて、「3つの時間」に分けて話していきます。

　「会議の時間を守る」という言葉を聞くと多くの人が「開始時間の遵守」を考えるでしょう。そのとおり、まずは開始時間を守らねばなりません。ほかの人は定時に顔をそろえているのに、自分がまだ出席していないために10分開始が遅れたとしましょう。

　例えば20人の会議ならば、ほかの19人の出席者の貴重な時間をそれぞれ10分間奪ってしまったわけです。「時泥棒」という言葉が日本には古くからあります。遅刻者はたった1人で合計190分もの時間を、ビジネスマンから盗んだことになるのです。それがいかに罪深いことか、わかるでしょう。

　また、会議の終了時刻が定められている場合は、時間内に会議を収めるために、その10分の分だけ内容の少ない会議になってしまいます。遅刻者はつまり、部署や会社の業績にマイナスの影響を及ぼしかねない行為をしたと自覚すべきです。

　さて、実際に会議が始まってから意識するべきなのは、各議題の配分時間を守るという意識です。多くの会議では複数のテーマがあるでしょう。スムーズに進行するために、アジェンダが用意され、そこには議題ごとの配分時間が書かれています。このスケジュールにあわせて会議は進行されなくてはなりません。

　例えば、3つの議題があって、最初の議題の論議に予定よりも多くの時間がかかってしまったとしましょう。時間内に会議を終了させるためには、残る2つの議題の議論を急ぐか、3つめの議題は次回に回すしかありません。これでは議論の内容が薄くなってしまいますし、さらに次回の会議にまで影響を及ぼしてしまいます。

　開始時間は比較的よく守れている会社でも、終了時間をルーズに考えるところが少なくありません。しかし、終了時間を守ることも、ビジネスでは大切です。先ほど「時泥棒」という言葉を紹介しましたが、会議の出席者はそれぞれ、会議終了後にも別の仕事を持ってます。具体的な予定を入れている人もいるでしょう。会議の終了時間を守らないのはそうしたそれぞれの仕事の時間を奪うことになるのです。

　また、時間を無視して、いつまでもだらだら続くような会議から、良いアイディアや正しい結論は生まれないと言っていいでしょう。

　このように、会議の時間を守らない行為には、多くの人が考えているよりも大きな弊害があります。ビジネスにとって時間がいかに大切かをしっかり認識して、3つの時間を守るよう心がけましょう。