複数の企業が参加する会議の「日程の決め方」として知っておきたい3つのコト

　複数の企業が参加する会議開催する場合、問題となるのが会議を開催する日程です。それぞれの企業の都合を考慮して日時を決定する必要があるため、確認や連絡を密にして日程調整をする努力が必要になります。

　もし連絡ミスや確認ミスが発生した場合、会議の開催そのものが危ぶまれる事態になりかねません。準備は慎重に進め、絶対に間違いのない日程を組むことが重要です。今回は、複数の企業が参加する会議の日程の決め方を紹介します。

　会議を主催するホストの都合は最も最後に考慮すべき条件であり、ホスト側の都合を優先して日程を組んではいけません。参加する企業に上下関係が無い場合でも、ホストの都合は後回しにして考えるのが常識的な対応になります。

　これは日程だけではなく、開催地や議場利用などでも同様です。ホストが一番に優先されるような会議では、他の参加企業の方々に失礼を働くことになってしまいます。会議準備を実行するホストの都合は後回しにし、他の参加企業の都合を優先して日程を組んでください。

　会議の参加者全員に不都合が避けるような日程は避けましょう。土日祝日やその前後は、企業にとっては会議に参加するのに支障が生じやすい日程です。休み当日は当然として、その前後の日程も仕事にある程度の区切りがつくところまで仕上げたり、たまった仕事を片づけたりする必要があり、何かと忙しい日程です。

　また、業界全体が忙しくなるような特定の日時も避けるのが常識的な対応でしょう。会議に出席予定の企業がすべて参加する大規模な展示会等がある場合、当日だけではなく前後の日程は準備や後片付けで会議に参加する時間的余裕がなくなります。会議の日程は、参加者が不都合であることが前もってわかる日程は避け、比較的時間に余裕のある日程を調整することが重要です。

　会議の日程を組むときは、参加企業に都合のいい日を確認し、すべての参加企業に条件合う日程を決めるのが基本です。参加企業への確認はなるべく早めに行い、スケジュールに余裕があるうちに日程を抑えましょう。

　開催日時が迫ってから日程を組むとなるとすでに先約が入ってしまっている可能性が高くなり、全企業の調整がつかなくなる可能性があります。早めに確認を取ることで優先的にスケジュールを確保することが可能になります。

　もしどうしても日程調整が難しい場合は、失礼を調子でスケジュール調整を先方にお願いしなければいけません。本来であればスト側から先方に日程をずらすようお願いするのは失礼です。丁寧な態度と謙虚な姿勢でお願いすることを忘れないでください。

　日程が迫ってからのスケジュール調整は大変困難です。早めに準備を進めてスケジュールを抑えておかないと、全企業の調整がつかなくなってしまいます。早めの準備と連絡を忘れずに、しっかりと日程を決める必要があるでしょう。