仕事の予定をスケジュール帳に記載する時の「書き方」のコツ —— 「見返す価値」を意識しておく

　社会人たるもの、タイムマネジメントは不可欠と言えましょう。手帳を新調したり、スマホやタブレットのスケジュール管理アプリでこれからは時間に振り回されない仕事をするぞと、気持ちを新たにしている方もいらっしゃると思います。

　しかし、最初は張り切ってあれもこれも書き込んでいたけれど、結局日々の仕事に追われて書く暇もなくなり、後半は空白ばかり…という人も多いのではないでしょうか。せっかく書き込んだスケジュールに「見返す価値」「書き込む価値」がなければ継続的なものにはなりません。今日は「スケジュールには何を記載するか？」その書き方を、ここでは紹介します。

　例えば「4/29展示会」「5/16：00月例ミーティング」など、もちろんこれらは欠かすことの出来ない大切な予定です。しかし、それらのデータは他の社員も十分把握していますし、資料や部内のボードにも記載されているはず。「あなたの」スケジュールは、これらの業務を成功させるために何が必要なのかが加えられてなければなりません。広報担当であれば、フライヤー作成を誰に依頼するかの選定業務とその締切です。

　そして締め切り後の社内選考日。結果を通知しての初回打ち合わせや校正、そして印刷及び納品日、また新聞の折り込み等により宣伝するのであればその手配も必要でしょう。少なくともこれらのことがスケジュールに書き込まれていれば、あなたは日に何度も見返さないわけにはいかないはずです。

　それぞれの仕事が終わったら、手帳であればその行に横一本の線を引き「終わった」ことを確認しましょう。その際には下の文字がちゃんと読めるようにしておいてください。レ印でも良いかもしれません。このスケジュールは後のあなたの財産になります。１年前に業務の流れを確認したり、あなたが部署を異動することになり引き継ぎ書を作成する必要が出来た際に、活躍するでしょう。

　もしその仕事に不備があったり、再度行う必要が出てきた場合には別の日付欄にもう一度記載します。何度も出てくるそのキーワードがこのプロジェクトに重要だったことが、後々見返しても分かるからです。

　パソコンソフトやアプリで管理している場合にも、タスクのチェックマークの解除をするよりは、こういう理由で再度行うという書き方をしておくと、経緯も分かり、同じことを繰り返さずに済むでしょう。Outlookの予定表であれば、アラームを解除していけば、まだ完了していない仕事がアラームウィンドウに表示されるので一目瞭然です。

　以上、スケジュールの書き方のコツを紹介してきました。社会人として、タイムマネジメントは必須のスキルと言えます。ここで紹介したことを意識しながら、スケジュールを作成してみてはいかがでしょうか。