仕事の進め方における「スケジュール作成」が果たす3つの役割

　仕事を効率よく勧めるためにはスケジュール作成が重要、というのはよく聞く話でしょう。確かに仕事ができる人はスケジュール作成が上手な人が多く、作成したスケジュールに従って仕事をこなしています。

　では、スケジュール作成はどのような形で仕事の進め方に関わってくるのでしょうか。今回は、仕事の進め方の基礎として知っておきたい「スケジュール作成」が果たす役割を紹介します。

　スケジュールを作成することで全体の時間管理がしっかりと行えるようになり、無駄な時間を作る事なく効率的に仕事を進めることが可能になります。全体の仕事の進め方をスケジュール作成という形で可視化しておくことで、期限を守ろうという意識が生まれ、仕事に無駄な時間をかけることが無くなるでしょう。特に多くに人間がかかわるプロジェクトの場合、スケジュール作成の段階で意思統一をしておかないと、一人の仕事の遅れが全体の仕事を遅らせる原因になってしまいます。

　最初の段階で無理のないスケジュールを作成しておけば、全体の仕事を遅らせることなく計画的に進めていくことができるでしょう。

　スケジュール作成が果たす大きな役割の一つが、労働効率の改善です。ある仕事に対しどれだけの労働力が必要なのか、それを考えてスケジュールを作成しておけば、無駄な労働力を省き効率的に仕事を進めることが可能になります。

　最初の段階で正確に全体像を捉えたスケジュールを作成しておかないと、どの段階でどの程度の労働力が必要になるのかを正確に把握することができず、常に労働力に余裕を持たせておかなければならないでしょう。

　トラブルのバックアップ以外の余剰労働力は、予算を圧迫する大きなコスト源になります。最適なスケジュールを作成しておけば、必要な労働力を必要な分だけ必要な時に用意することが可能になり、プロジェクトにかかる労働力コストを最適な水準に抑えることができるでしょう。

　仕事を進めるときは、常に一定のリソースが求められるということはありません。準備段階と本番では、求められる資本や労働力のリソースは大きく変わります。全体の流れをふまえたスケジュールを作成することで、最適なリソース配分が実現します。

　プロジェクトとして飲食店経営を考えた場合、平日と休日では来客数も客層も大きく変わるため、食材の廃棄ロスや接客サービスの質を最適にするには、仕入れる食材の量やアルバイトシフトといったリソースの配分を変更しなければいけないことがわかります。

　リソース配分とは、仕事における最適化作業に他なりません。スケジュール作成は仕事の最適化に欠かせない要素であり、最適なスケジュールを作成することが仕事を最適に進めることになります。

　スケジュールはそれ単体では意味を持ちません。作成したスケジュールを仕事に活用して、初めて有意義なものになります。スケジュール作成は簡単なものではありませんが、成功すれば業務効率は大きく改善するのです。様々な要素を加味して、最適なスケジュール作成を目指しましょう。