仕事のスケジュールがきつい1日を始めるときに考えるべき3つの対処法

　「今日は仕事のスケジュールがかなりきついな」と感じたときは、仕事を始める前にその対処法を考えておかなくてはなりません。「今日はきつい」と感じただけで、何も考えないで仕事をスタートさせてしまうと、どこかで歪が生じたとき、それに対処できず、予定された仕事をきちんと仕事をこなせなくなることがあるからです。

　きついスケジュールが組まれているときは、さまざまなことを想定して、事前に対処法を考えてから1日をスタートさせましょう。

　例えば、1日でどうしてもこなさなければならない仕事が6つあったとします。仮に「部署内のミーティング」「取引先への訪問2件」「営業資料作成」「上司に上げる報告書作成」「得意先との商談」の、計6件としましょう。朝、そのスケジュールをチェックしたら、その中でどうしても時間をずらすことのできない、最重要案件はどれかを確認するのです。

　この例の場合では「得意先との商談」がそれに当たります。その商談が13時ジャストに行われる予定になっていたら、何があってもその時間は死守しなければならないわけです。その13時という時刻が1日の仕事をこなしていく上での、大きな道標になります。

　次に考えるべきなのは、難易度が低く短時間で出来る仕事を、そのほかの仕事の「すきま時間」でこなすことです。先ほどの例で言えば、出勤時刻から部署内のミーティングまで30分余裕があったら、その間に上司への報告書に着手するのです。完成できなくても、ある程度進めておけば、気持ちが楽になるでしょう。

　また、2件の得意先回りのうち1件は午前中にこなしてしまうように、スケジュール調整することも考えられるかもしれません。一番良くないのは、すべてのスケジュールが時間押しになって、肝心な「13時の商談」に影響を及ぼしてしまうこと。ですから、場合によっては、上司に事情を話し、部署内のミーティングを途中で退出するということを、朝のうちに決めておくといいでしょう。

　心構えとして大切なのは、朝、仕事を始める前に「今日は残業になっても仕方ないな」と考えないこと。結果として残業になってしまうのはやむを得ません。しかし、仕事をスタートする前に残業を想定してしまうと、すべてのスケジュールに関して「遅れてもいいや」というルーズな感覚になってしまうからです。

　あくまでも、1日に定められたスケジュールは時間内で完成させるという意識を持つことが大切なのです。そのモチベーションを持っていると、仕事の内容も充実します。「短時間で密度の高い仕事をしよう」という意識に、自然となっていくのです。

　焦りは禁物。守らなければならないアポイントメントの時間は守りつつ、気持ちに余裕をもって、きついスケジュールに対応することです。そのためには、事前に上司にスケジュールがきついことを話しておくといいでしょう。