ビジネスマンが知っておきたい「企画報告書」の書き方のコツ【客観的事実を中心にまとめる】

　ビジネスにおいて「企画報告書」を作成する機会は少なくありません。優れた「企画報告書」は読む人が素早く内容を理解することが可能になり、今後の事業展開の優れた参考資料になります。

　「企画報告書」のまとめ方はそれほど難しいものではありません。要点さえ押さえておけば、誰でも読みやすい「企画報告書」を作成することは可能です。今回は、企画報告書の一般的な書き方を紹介します。

　企画報告書は実際に行われた企画の結果を報告するために作成するものであり、企画の良さをアピールしたり、担当者の手柄を自慢するようなものではありません。記載する内容は実際に行われた内容と客観的な事実のみにとどめ、作成者の主観的な報告や感想を記載するのはやめましょう。

　もしも作成者の見解や意見を記載したいのであれば、それが報告者の主観に基づく内容だとわかるように記載してください。報告書本文に客観的事実と報告者の主観が入り混じった企画報告書は大変読みづらく、誤解を招きかねません。読む人のことを考えて文章を構成するようにしましょう。

　事前の企画段階で想定していたことと実際の内容に差が生じた場合、なぜそのような結果になったのかという分析が必要です。準備は正しかったのか、不足していたものがあったのか、見込みはなぜずれたのか等、想定と結果が異なってしまった理由を分析することで企画の優れていた点と劣っていた点が浮き彫りになり、今後同じような企画が実施されるときの参考にすることが可能になります。

　どんなに優れた企画であっても、すべてが事前の想定通り完璧に進むということはありません。想定外の事態はからなずおこるものですし、規格にトラブルはつきもの。どのような形で想定と異なった結果が生まれたのかを分析することで、対策を講じることが可能になり、より優れた企画が実現するのです。

　企画報告書では実際の数値やデータを記載することが求められます。後日の分析の参考資料として企画報告書を役立てるためには、収集したデータの存在が不可欠。全体の流れを記録することは重要ですが、個別具体的なポイントをクローズアップして数値やデータでフォローしていくと、より優れた企画報告書が実現します。

　曖昧な記載で報告してしまうと、具体的にどのようなことがあったのかを読み取ることが出来ず、原因と結果の因果関係を知ることが不可能になってしまうでしょう。数値やデータを記載することで、報告者の一時分析だけでなく読む人がそれぞれの形で分析を行うことが可能になります。

　企画報告書は客観的な視点を持って中立的な立場で書くのが基本。企画報告書の作成者の主観が混じってしまうと、どのようなことがあったのかを正確に読み取ることができなくなってしまいます。自己主張を企画報告書の盛り込むようなことは避け、客観的事実を中心にまとめましょう。