ビジネス文書のマナーとして知っておきたい「企画書の書き方」3つのポイント

　ビジネスにおける企画提案で重要な役割を担うのが企画書です。企画書は企画を通すための重要なプレゼンテーション資料ですから、必要な情報を盛り込んで作り上げなければなりません。

　企画書がわかりづらい物だった場合、企画内容の優劣に関わらず企画意図が伝わらなくなってしまい、どんな企画なのかという内容を効果的にアピールすることができなくなってしまいます。今回は、ビジネス文書のマナーとして知っておきたい「企画書」の書き方を紹介します。

　企画の核となる部分は一言でまとめて示すことが重要です。企画書は第三者が見てもわかるように作るのがポイントになりますから、企画の中心となる部分はなるべくシンプルにしておかなければなりません。一言にまとめられるくらい企画の中心を絞り込むことで、より読む人に強く訴えるような企画書づくりが可能になります。

　企画を一言で説明するなんて無理、と感じたら企画の絞り込みができていない証拠ですので、もう一度企画を見直して、余計な部分を極限までそぎ落として企画を練りこみましょう。

　読む人に強く訴えたいからとあれもこれも盛り込みすぎると、かえって企画の焦点があいまいになってしまい、肝心な部分がぼやけた企画書になってしまいます。目指すのは一目で企画の趣旨が理解できるような企画書です。表やグラフで説得力を持たせるのも一つの方法ですが、あまり余計な情報を付け足してしまうと本当に伝えたい部分がぼやけてしまうので注意しましょう。

　企画書は誰かに読んでもらって初めて意味があるもの。情報を盛り込みすぎてごちゃごちゃになったり、字が小さすぎて読みづらい企画書では誰にも読んでもらえません。レイアウトや文字の大きさ等、文書としての基本をおろそかにすると、企画書そのものの価値が下がってしまいます。誰が読んでも読みやすく、読んでいて疲れないような企画書を作成しましょう。

　文字の色や大きさを工夫するだけでも読みやすさは飛躍的に向上します。規格を詳しく説明しようと、あまりにも小さい字で詰め込んだ企画書を作ってしまうと、見る人が読んでいて疲れてしまい企画内容が頭に入りません。文書を作成する時は、読む人の気持ちや都合を考えて作成するのがマナーです。文書としての基本を忘れないでください。

　企画書を読む人の中には、忙しい時間をわざわざ割いて読んでくれる人もいます。読む人のことを考えて企画書を作るのであれば、企画書の先頭に内容の要約や目次などをつけておきましょう。

　企画の詳しい内容は本文で説明するとしても、どのようなことについて書かれた企画書なのかを最初に示しておかないと、読む人が内容を把握するまでに時間がかかってしまいます。企画書の先頭にあるアウトラインや概要で企画の大まかな部分を解説し、本文にはより詳しい説明や論理展開を記載しておきましょう。

　詳しい説明が無い企画書は役に立ちませんが、あまりに詳しく記載してしまうと今度は読む人が内容を把握しにくくなってしまいます。どんな人であっても規格の全体像がすぐに掴めるような構成で作成するのが、企画書作成時のマナーです。

　ビジネスマンにとって企画書を書く機会は多いですが、わかりやすい企画書というのは一握りにすぎません。企画書は読む人の立場に立って作成するのがマナーです。企画に熱を入れ過ぎた場合、熱意だけが空回りしている企画書になってしまう可能性があります。独りよがりにならず、読みやすさを考えた企画書を作成するようにしましょう。