新入社員に業務の引継ぎをスムーズに行うときの教育方法

　ビジネスシーンにおいて、新入社員に業務を引き継がなければならない時も出てきます。会社や職場に慣れることで精一杯の新入社員に具体的な仕事を引き継ぐのは、決して容易なことではありません。しかも、時間は限られています。どうすれば仕事内容を遺漏なく伝え教えることができるのでしょうか。ここではその教育方法について、2つのポイントを紹介しましょう。

　まず押さえておきたいのは、新入社員教育は徹底的なマンツーマンシステムで行うべきだということです。というのも、引き継ぎ担当ではない部署内のスタッフが口出しをすると、新入社員は混乱してしまうからです。

　「Aさんはこう教えてくれた。しかしBさんからはちがうやり方を勧められた」という場合、新入社員はそのどちらを信じていいのか、どちらのやり方が正しいのか判断できません。実はどちらも正しい方法でそれぞれの人の仕事の流儀の違いということなのですが、それは新入社員にはわかるはずがないのです。

　無用な混乱をさせないために、マンツーマン教育を徹底させましょう。その際、上司に事前にその旨を伝え、フォローをしてもらえるように根回ししておくといいでしょう。

　引き継ぎのためには、可視化したプランニングが必要になります。口頭だけでは、到底新入社員に仕事をマスターさせることはできません。細かい手順や起こりうる問題やその対応法などを、個々の仕事別にマニュアル化するといいでしょう。時系列や重要度順にすると説明しやすく、相手も整理しやすいはずです。

　その際に大切なのは「仕事の目的とゴールの明確化」です。ただ手順だけを教えるよりも、「この仕事はこういう目的をもってなされるものだ。この部署の中でこういう役割を担っていて、会社にとってこういう意味を持った仕事だ」ということをしっかりと教育するのです。

　そして、その仕事の具体的なゴールをはっきり示すことです。そうしておくと、相手は「自分が今教えてもらっている仕事にはこういう目的と意味があって、そのゴールイメージはこういうものである」という認識を持つことができます。ただの手順説明よりも、仕事の全体像が見えている分だけ早くその仕事を自分のものとすることができるはずです。

　できれば時間をかけてじっくり教育すべきですが、現実にはなかなかそうもいかないでしょう。それに対応するためには、効率的な引き継ぎ方法を考えなければなりません。以上の2点を参考にして、仕事の内容に応じた教育方法を上司と相談しながらプランニングすることをおすすめします。