【例文あり】英語で休暇案内メールを出すときに注意すべき5つのポイント

日本と海外では祝日の日も異なります。情報の行き違いによるトラブルを避けるためにも、長期休暇の場合は、あらかじめ海外の取引先に休暇を知らせる必要があります。

英語で休暇案内メールを出すのを難しく感じる人も多いのではないでしょうか。

本記事では、ゴールデンウィークのような長期休暇を取引先に知らせる英語メールの書き方をご紹介します。

ゴールデンウィークやお盆休暇などの長期休暇を知らせる英語メールの書き方

海外の取引先と仕事をする場合、相手は日本の文化を知らない可能性もあるので、日本の「常識」は当たり前ではありません。

トラブルを避けるためにも、長期休暇に入る場合は、相手に事前に伝えることがおすすめです。

楽しい長期休暇を過ごせるように、以下の6つのポイントを押さえて英語メールを書いて、お知らせしておきましょう。

ポイント1．常に連絡は取れる状態にしておく

休暇のお知らせをする際に、「休暇中は対応できない」「連絡が取れない」と伝えるべきか悩む方もいらっしゃるかもしれません。海外の取引先の場合「休暇である」ことを伝えると、基本的に稼働しないことは伝わるので、「連絡が取れなくなる」などは伝えなくてもOKです。

むしろ、今はEメールやスカイプなどで外国と瞬時にやり取りできる時代です。休暇中でも常に連絡は取れる状態にしておくことがおすすめです。

海外にある取引先において緊急事態が発生した場合、国内の取引よりも解決するのに時間がかかってしまう可能性があるため、迅速な対応が求められます。

事前に事態を把握していれば、休み明けに瞬時の対応ができますし、何より休暇中に全く連絡が取れないと思わぬ大きなトラブルに発展する可能性があります。休暇中であっても連絡は取れるようにしておきましょう。

ポイント2．内容は簡潔に伝える

長期休暇を知らせる英語メールの気をつけるべきポイントの2つ目は、「内容は簡潔に伝える」ことです。

英語のビジネスメールでは、「簡潔さ」が求められます。

日本のような季節の挨拶などは省いてOK。余計なことは英語のビジネスメールには、書かないようにしましょう。

取引先に長期のゴールデンウィーク休暇について伝える内容は、以下の3つです。必要なことを過不足なく含めるようにしてください。

ポイント3．休暇の連絡は少し早すぎるくらいで伝える

長期休暇を知らせる英語メールの気をつけるべきポイントの3つ目は、「休暇の連絡は少し早すぎるくらいで伝える」ことです。

取引相手に、急に「長期の休暇をとる」と伝えると、予定が狂ってしまったり、仕事に支障が出たりする可能性があります。

特に、ゴールデンウィークのような日本特有の文化の場合、相手が把握していないこともあるでしょう。

日本の企業と初めて取引する海外企業は、日本企業の休暇について把握していない場合が多いので注意してください。

国をまたいでのビジネスは時間を要するケースも多いので、数ヵ月前にはメールで知らせておきましょう。

ポイント4．自動応答のメッセージを設定しておく

長期休暇の気をつけるべきポイントの4つ目は、「自動応答のメッセージを設定しておく」ことです。

長期休暇を取ることを知らせていたとしても、相手が覚えているとは限りません。数日間もメールの返信が返ってこないと、不安にさせてしまいます。

相手に不安を感じさせないように、必要な情報を入れた自動応答メッセージを設定しておくことがおすすめです。

緊急時の連絡先や、いつからまた仕事をしだすかを簡潔に書きましょう。

曜日や日付を伝えたい場合、前置詞は「on」を使います。7月のように月だけを伝えたい場合は「in」を使うことに注意してください。

ポイント5．休暇の名前をわかりやすく伝える

長期休暇を知らせる英語メールの気をつけるべきポイントの5つ目は、「休暇の名前をわかりやすく伝える」ことです。

急に長期休暇を取ることを伝えると、相手は理由を知りたくなります。

日本語の「病気休暇」「育児休暇」「有給休暇」のようにわかりやすく簡潔に英語で伝えましょう。

【例文】ゴールデンウィークの休暇を知らせる英語メール

英語でゴールデンウィークの休業案内メールの書くとなると、戸惑ってしまう人も多いのではないでしょうか。

以下に休業案内メールの例を紹介するので、参考にしてください。

＊＊＊＊＊

Dear Mr White（ホワイトさんへ）

Good morning,（おはようございます。）

I'm writing to inform you that our office will be closed for Japanese holiday, from April 30th through May 6th.（4月30日から5月6日まで、日本の休日で会社が休むことをお伝えします。）
We will be back to work starting May 7th.（5月7日に業務復帰します。）

If you have any question during this closure period, please contact me.（もし、会社が休みの間、質問があれば私に連絡をください。）
My number is 080-xxxx-yyyy.（私の電話番号は、080-xxxx-yyyyです。）

Thank you,（ありがとうございます。）

Best regards
Kanako Yamamoto

＊＊＊＊＊

文化の違う相手だからこそ、事前に休暇を共有しておこう

本記事では長期休暇を知らせる英語メールの書き方について、例と一緒に紹介してきました。

海外とのやり取りはトラブルも多いため、長期休暇を取る際は、相手に早めに伝えるようにしましょう。

本記事を参考に、さっそく長期休暇の案内メールを作成してみてはいかがでしょうか。

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