【テンプレート・例文】ゴールデンウィークの休業案内メールの書き方

　日本の長期休みの内の一つである「ゴールデンウィーク」。

　年末年始の休みとは違い、ゴールデンウィークは会社ごとに休みの期間が異なる。

　ゴールデンウィークで休業する前には、必ずこちら側から休みの案内メールを取引先に送ろう。

休業案内の文面を作るときに注意すべきこととは？

【休業案内メールの書き方】ゴールデンウィークの休業案内に記載すること

　休業案内メールの文面を作成する場合、基本事項として下記のポイントは必ず記載しよう。

　休業案内メールには、休みの期間、いつから営業を開始するのか、また休みの間に連絡がつく人がいるのかどうかなどを明記してほしい。

【休業案内メールの書き方】基本に加えて「相手の知りたいこと」を書く

　先程紹介した休業案内メールの基本事項と加え、取引先と自分の関係や仕事の進捗などを踏まえた情報を付け加えれば、丁寧な文面に仕上がるはずだ。

　取引先の立場になって、ゴールデンウィークの長期休みに入る前に取引先がどんなことを知りたいのか考えながらメール文面を作成しよう。

　ゴールデンウィークの連休によって何かの案件の流れが一度ストップしてしまう場合には、現状の進捗などをまとめたメールを送ると親切だ。

【文例】ゴールデンウィークの休業案内メール

　休業案内メールの例文は以下の通りだ。

　先に紹介した基礎項目を盛り込むと、上記のような休業案内の文面になる。

　会社によっては、ゴールデンウィークの休暇中も取引先と連絡を取らなければならない場合もあるだろう。

　その際には、休暇の間に連絡のつく電話番号やメールアドレスを明記することを忘れないように気をつけてほしい。

　休業中は会社のどの部署も連絡が取れないという場合には、連絡先を記入する必要はないので、自分の個人用携帯の番号などを無理に記すのは禁物だ。

　テンプレート文面に職業ごとの特記事項や取引先との関係性から書いておくべきことを加えれば、ゴールデンウィークの休業案内メールが完成する。

　長期休みが近づくと取引先から休暇の日程を訪ねられてしまうことがあります。相手に訪ねられる前に、こちらから先に連絡することがビジネスマナーの基本です。

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