適正な人数で効率よく会議を進めるために覚えておきたいこと

　会議をやっていると、人数が多すぎたり少なすぎたりすることによって「会議が無駄になっているのではないか」と思われることがありますよね。会議を行うからにはできる限り有効に会議を行なっていきたいものです。

　ここでは、会議を有効に行えるようにするために会議を開く時の適正な人数がどれくらいであるのかということについて述べていきます。

　色々な調査や研究などの結果で多少は上下しますが、会議において適正な人数は

大体4～8人くらいが理想であり、多くても10人くらいが適正な人数です。なぜ、そうなるのかということを次の段落から述べていきます。

　まず、会議で人数が多いときに無駄が生じると考えられる理由は、あまりに大人数であると会議の場で意見を何も言わない、もしくはほとんどいう機会がなく会議が終わってしまうということが挙げられます。さらにそのような場合には意見が一定の人間にだけ集中するか多くの人が意見を言ってしまうことで、意見の内容が薄くなってしまうといったことが起こります。その結果意見の集約に時間がかかったり、意見がまとまらないことがあり時間の無駄が多くなってしまうため、会議の出席人数が多いことは避けるべきなのです。

　反対に、人数が少なすぎると意見は簡単にまとまりやすくはなりますが、少数の人間が密室で勝手に意見を取りまとめている印象が強く、実際に人数がいるときよりも発想が乏しくなりかねません。その結果、周りからの不満を抱かれる恐れや問題点を適切に指摘・検討することができないのではないかという懸念が生じます。そのため、少人数すぎるもの避ける必要があります。

　適正人数であると言われている数であっても、会議内で参加している人間の性質などによって人数を調節したほうがいい場合もあります。

　例えば会議に参加している人間が若い人間ばかりであったり、意見を強く言う人間が1人いてその他が話しづらい雰囲気になってしまうといった場合には、経験のある人間や調整役の人間が何人か必要になってきますので、人数を若干多くしておいた方がいい場合があります。

　人数を多くすることで、うまくバランスを取ったり意見の多様性を生かすことが可能になります。逆に短時間で迅速に物事を処理したいときには、人数をなるべく少なくして対応することで会議を素早く終わらせられることができます。目的に応じて、人数も少し調整できるようになると会議は有効に機能しやすくなります。