【会議の生産性を上げる】「アジェンダの作り方」3つのポイント

　時間や議題の重要度の大小に関わらず、会議には必ず目的が必要です。目的がなければ、ダラダラと話し合うことになり、結果的に何も結論が出なかったという事態になってしまいがち。せっかく貴重な時間を割いて行うのですから、有意義な会議にしたいもの。ここでは、会議の「アジェンダ」の作成で大切なことを3つに分けて説明します。

　定例、不定期によらず、会議には必ず目的が存在するはずです。目的があるテーマに関するディスカッションなのか、企画の決裁なのか、それにより招集するメンバーも変わるでしょう。若手の一般社員のみで十分な場合もありますし、部長など意思決定者が必要な場合もります。会議の直前に、「あの人がいないと始まらない」という事態に陥らないように、目的に応じて必要な出席者を設定するのが、会議のアジェンダを作る上で必要なことです。

　当然ですが、会議開催には場所が必要です。人数に応じた広さの確保はもちろんですが、話しやすい雰囲気、企画決裁など重要な事項であれば、しっかりとした会議室を設定するのが良いでしょう。また、一箇所に集まれない場合、複数地点を結ぶ電話会議などの準備も必要になります。電話会議やスカイプ、Googleハングオーバーなどによる会議設定は、出張費や移動時間などのコスト削減に有効です。

　アジェンダの本体となるのが、議題です。会議で何を話し、誰が何を決めるかを明示するために情報収集をします。ここで大切なことは、各議題の所要時間を見積もること。限られた時間を有効的に使うために、かつ会議の円滑な進行のために事前に根回しをすることも会議のアジェンダ作りには大切です。会議に費やす時間は少なければ少ないほど良いでしょう。

　以上のように、会議のアジェンダを作るということは、会議の生産性を高めるためには非常に重要です。会議が終わった後に、「何の目的の会議だったんだろう…」と参加者に思われないためにも、ここで紹介したことを意識しながら、アジェンダの作成に取りかかってみて下さい。