送付状に記載するお詫びの書き方【ビジネスマナーに則した内容と例文】

　取引先や顧客などに間違った商品や資料、請求書などを送ってしまった。あるいは、郵送するのが遅れてしまい、先方より問い合わせがあったり苦情を受けた場合には、あらためて商品・資料・請求書などを送付する際、お詫びの文言を記載した送付状を添える必要があります。

　こちらの手違いで先方に迷惑をかけてしまったのですから、お詫びするのが当然ですし、今後の取引先との関係維持を考えても、ビジネスマナーに則した失礼のない送付状にすることが必須になります。ここではお詫びの文言を含めた送付状の内容と、文例を紹介しましょう。

　送付状の書式については、平常のビジネスレターと同じと考えて間違いありません。書式を簡単に説明すると、宛先、送り主とその連絡先、「拝啓」ではじまる本文、「記」として送付する商品や資料、書類の名前と数量の記載、という順番になります。本文の内容は、「拝啓」から始まる定式の前文、間違いや遅延についてのお詫び、その原因説明、今後の取引関係維持の依頼、そして「敬具」と結ぶのが一般的でしょう。

　おそらく、郵送し直すより以前に、電話でその原因説明はしているはずですから、送付状で事細かに説明をくりかえす必要はありません。簡潔に説明し直し、とにかく「申し訳ない」という気持ちを強く伝えることが大切です。また、時候の挨拶やごきげん伺いのような文章も、不要であるばかりでなく、先方のさらなる不興を買うことにもなりかねませんから、「余計なことは書かない」という意識を持って文面を考えるようにしましょう。

　ここでは、「間違った資料を送付してしまった。先方からの指摘を受け、正しい資料を送付し直す」というケースを想定して、送付状の文例を紹介します。少しアレンジすれば間違った商品や請求書、あるいは送付の遅れの詫び状にも流用できますのです、参考になさってください。

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拝啓

　時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。また、平素より格別のお引き立てを賜り、まことにありがたく、心より御礼申し上げます。

さて、御指摘いただきました資料誤送の件、まったく仰せのとおりでありまして、お詫びの申し上げようもございません。下記の資料をあらためまして、お送り致します。御査収賜れば幸甚です。今後はこのようなことのないよう、細心の注意を払って参ります。今回のことではほんとうに御迷惑をおかけいたしましたが、何卒今後とも、相変わらぬ御愛顧を賜りますよう、衷心よりお願い申し上げる次第でございます。　敬具

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　お詫びの文言を盛り込んだ添え状とともに再送付する際の、一番の留意点。それは再びまちがった資料などを送付しないこと。言わずもがなのことですが、現実に「また間違ってしまう」というケースがあるのです。くれぐれもご注意ください。