【ビジネスマナーの基本！】送付状に書く宛名と役職の書き方で気をつけたいこと

　送付状を送るということは自分が勤めている会社の窓口として送るわけであり、相手先に失礼があってはいけませんし、自分や自分が勤めている会社の常識を疑われるようなことは避けるべきです。多くの場合は自分の会社での送付状の宛名や役職の書き方を参考にするでしょうが、勤めている会社での書き方が必ずしも正しいとは限りません。ここでは送付状に書く宛名と役職の書き方について紹介していきます。

　宛名には相手先の会社名と部署名があり、会社名については前または後に付く組織名として「株式会社」や「有限会社」などがありますが、これらを決して「（株）」や「（有）」などと簡略化してはいけません。失礼にあたります。部署名についても同様です。例えば、「本部」や「事業部」を「（本）」や「（事）」などと簡略化しないようにします。役職を書く場合には、役職名の後にその役職を担当している人の氏名を書き、氏名に「様」を付けます。氏名が分からないなどの場合は役職名の後に「殿」と書きますが、出来るだけ氏名を確認のうえ「様」で終えるのが望ましいです。個人ではなく団体に出す場合は、最後に「御中」と書いて下さい。

　会社では人事異動や組織変更が行われますが、古い情報に基づいて送付状を送り続けることは失礼ですし、「軽視されているのだろう」と相手先に思われかねません。人事異動や組織変更の時期は会社によってそれぞれ異なりますので、その時期を把握して情報収集をしておく必要があります。自分が勤めている会社の中で情報の一元化と共有化を図り、常に情報を更新するためにルールを決めて徹底するようにしておくことが大切です。また、人事異動や組織変更があった場合には、相手先の会社を訪問して名刺交換をしておくのが望ましいです。

　以上が、送付状に書く宛名と役職の書き方です。この手順をしっかり覚え、相手に失礼のないような送付状を作りましょう。