【2つのケース別】書類の送付を依頼するメールを書くときに注意すべきこと\

　お客様や取引相手にメールを入れる機会はしばしば訪れます。ビジネス文書ですから、相手に対して失礼にならないように丁寧な文面で、かつ要件が伝わりやすいように簡潔に書かなければなりません。それは、相手に対してメールでお願いする場面でも同じことが言えます。相手から書類を送付してもらわなければならないとき、どんな文面にすればいいのでしょうか。ここでは、2つのケースに分けて紹介していきます。

　依頼のメールは相手頼みごとを了解してもらい、スムーズに仕事を運ぶために送るものです。相手に失礼にならないように丁寧に、かつ分かりやすい文面でメールを送りましょう。お客様や取引先に渡してある書類に目を通してもらい、内容をきちんと確認したか、記入欄はあるか、印鑑の押し忘れなどはないか、送付の期限などがあるのであればその旨もメールに書いておきます。

　記入漏れや印鑑の押し忘れなどで相手に送り返し、またこちらに返送してもらうのも手間ですし、それによって自分だけでなく相手にも不利益が生じるようでは、今後の仕事にも支障を来します。送付依頼のメールには「これだけは忘れてはいけない」という点をしっかり書くことを心がけておきましょう。

　相手に送付を依頼した書類がなかなか来ない場合、こちらから催促のメールを入れなければならない場合もあるでしょう。催促のときも、相手に失礼にならないよう丁寧な文章を心がけます。直接的な文面になると相手に対して印象が悪くなるので、できるだけクッション用語を入れてやんわりとお願いをしましょう。

　しかし送付期限などがある場合や、記入漏れでやり直しの時間が取れないような場合もあるので、そういうときは送付依頼メールに期日や記入欄についてだけではなく、これから生じるかもしれないリスクや不利益についても書いておきましょう。そうすると、どうして急かされているのか説明できるため、相手も納得してくれます。

　相手に書類の送付を依頼する場合、相手が忙しくて送付できていないのか、それとも何らかのトラブルで手元に書類がまだ届いていないのか、それとも担当者が急な理由で不在になっているのかは不明ですので、最初から「まだ見ていないのか」とは思わず、あらゆるケースを想定した文面でのメールを作ることが大切です。

　こちらの都合を伝える時は、丁寧に、低姿勢で依頼することが基本。相手の都合を無視した内容のメールでは、相手の反感を買ってしまいます。