自分の昇進を取引先にメールで報告するときの基本的な書き方と注意点

　会社で昇進した時に忘れてはいけないのが、取引先への連絡です。昇進によって役職が変われば先方に知らせるのは当然のことですし、担当業務の変更や引継ぎなどがあればより重要になります。

　きちんと連絡をしておかないと、取引先との間で行き違いが生じるかもしれません。せっかくの昇進でトラブルが起きてしまっては一大事ですから、取引先には必ず昇進した旨を連絡してください。今回は、自分の昇進を取引先にメールで報告するときの書き方について紹介していきます。

　メールの件名は相手への気遣いが表れるところです。どんな内容のメールなのか本文を見るまで理解できないような件名をつけてしまうと、相手に確認の手間を取らせることになってしまいます。メールの件名を考えるときは、件名を見るだけで内容がわかるようにつけるのが基本。自分の昇進を連絡するのであれば「○○就任のご挨拶」等のように書けば、件名を見るだけで昇進の連絡であると分かるでしょう。

　引継ぎや担当者の変更がある場合は○○就任のご挨拶と担当者変更のご挨拶」などと書けばシンプルにまとまります。あまり長い件名だと読みにくくなるの、で短くシンプルにすることを心がけましょう。

　メールで昇進を報告する場合、相手が一番知りたいのは今後の仕事についてです。昇進で担当者が変わるのであれば、先方にもそれなりの準備が必要になりますから、担当替えや引継ぎがある場合は新しい担当者の紹介も忘れずに書いてください。

　昇進しても引き続き担当を続ける場合はそのことを書き、今後のビジネスへの協力をお願いしておきましょう。単なる少審報告だけだと、相手が知りたいと課が得ている情報が抜け落ちてしまうので、取引先との関係で重要になる担当者の問題は忘れずに書いてください。

　もし担当者が変わるのであれば、引継ぎ業務をしっかり行ったことを報告し、どうしてもわからないことがあった場合のみ自分に連絡するように伝えましょう。

　昇進によって新たにつく役職や担当する業務については必ず記載しておきましょう。人事制度は会社ごとに大きく異なりますから、役職名が同じであっても業務まで同じとは限りません。昇進によって変更される肩書きと業務の変更点について説明を書き、どのような立場に昇進するのかわかるようなメールにすることが重要です。

　昇進で連絡先や勤務地が変わる場合は、必ず新しい連絡先や所属を書いておきましょう。役職名は電話の取次ぎで必要になりますから、絶対に忘れないようにしてください。

　メールで昇進を知らせるときは、内容をシンプルにまとめ余計な話を書かないようにするのが重要です。昇進の内容と担当者の問題だけは必須なので、忘れずに記入してください。ただし、自分がその仕事の担当から完全に外れる場合、メールでの連絡だけでは失礼にあたる可能性があります。メールで連絡していいのは取引先との仕事に全く変更が無い場合のみなので、担当者の変更がある場合は直接出向いて昇進と担当変更を報告するか、電話で連絡するようにしてください。