【テンプレートあり】個人宛に「送付状」を書くときのポイントと基本構成

書類を郵送やFAXで送信するときに、一緒に添付する「送付状」。必要とされるシーンが多いものですが、「何を書けばいいんだろう？」と悩んでいるビジネスパーソンも多いはずです。

本記事では、個人宛に「送付状」を送るときのポイントを徹底解説。送付状の基本構成から、コピーして使用できるテンプレートまでしっかりご紹介します。

そもそも送付状とは？

FAX・郵送・メールなどで書類やデータを受け取るときに、別途「送付状」を受け取った経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

「送付状」は書類や関連物を送る際に添える文面のことで、クライアントや顧客はもちろん、社内の人間に宛てた書類であっても送付状をつけるケースもあります。送付状には、送付した書類の概要が簡単に記載されており、送付した相手の情報も記されています。

送付状には「送った書類の内容や枚数などに不備がないか確かめるため」「不明点があれば差出人に問い合わせられるようにするため」「相手への挨拶のため」の3つの意味が込められています。

送付状を添えずに書類を送った場合、不快感を覚える人も多いので要注意。不躾な印象を与えないためにも、送付状を添えるように心がけてください。

【テンプレート】個人宛に送る、送付状の文面例

本記事でご紹介したように、送付状には基本構成や記載すべき内容が決められています。相手に伝わりやすい送付状を作成するためにも、基本を守りながら簡潔明瞭な送付状を作成しましょう。

最後に、送付状を個人宛に送る場合のテンプレートをご紹介します。自分なりに適宜変更しながら、ビジネスシーンで役立ててくださいね。

書類送付時の送付状の書き方

書類送付時の送付状の書き方・テンプレートをご紹介します。

請求書送付時の送付状の書き方

請求書送付時の送付状の書き方・テンプレートをご紹介します。

個人宛に書類を出す場合の送付状の書き方

前述したように、送付状は社内外問わずあらゆるシーンで必要となります。できるビジネスパーソンとして成長していくためにも、送付状の書き方や意味をしっかりマスターしておきましょう。

次は、個人宛に書類を送るときの送付状の書き方をご紹介します。送付状の基本構成や作成時のチェックポイントも解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。

送付状の基本構成

送付状を作成する際には、送付元・宛先・内容などの必要情報をしっかり盛り込む必要があります。下記の基本構成を参考に、基本構成を理解しておきましょう。

【送付状の6つの基本構成】

1. 日付（送付日）
2. 送付元（会社名・部署名・役職・氏名・敬称）
3. 差出人の署名 （会社名・部署名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど）
4. 件名（「〇〇に関する書類について」「△△プロジェクトの企画案のご送付」など、簡潔明瞭に記載）
5. 本文（頭語・時候の挨拶・慶賀の挨拶・感謝の言葉・主文・結語）
6. 送付物についての詳細（同封書類の名称・枚数・返信が必要な場合は締切も記載）

便せん1枚分にまとめる

送付状は、あくまで送った書類について簡単に説明するためのものです。送付状に情報を詰め込みすぎてしまうと、結果的に相手に伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。作成時はテキスト量や情報量が多くなりすぎないよう配慮したうえで、記載すべき情報を簡潔にまとめてください。

「便せんやA4用紙1枚に収まるボリューム」を意識すると、送付状作成時の目安になります。

どうしても情報量が多くなってしまう場合や補足が必要な場合には、電話やメールで別途連絡しておくと親切ですよ。

送付状を書く際のチェックポイント

送付状を作成するときには、決まった書式があります。受け取った相手に好印象を与えるためにも、送付状のチェックポイントはしっかり確認しておきましょう。

手書きのメッセージはあったほうがいいの？

送付状はメールやFAXでの送付時にも必要となるため、書類作成時と同様にパソコンのWordやGoogleドキュメントなどを使用して作成可能です。「手書きのメッセージがないと失礼に思われそう……」と不安に感じるビジネスパーソンも多いですが、ITが深く浸透した現代において、パソコンで作成した文書は違和感なく受け入れられます。

取引相手と親しい関係性が築けている場合には、一筆箋を使用して簡単にメッセージを添えるのも一案です。一筆箋は小さく紛失しやすいため、テープやホッチキスなどを利用して書類の先頭にくっつけておきましょう。

送付状は挨拶文から！知っておきたい頭語と結語について

前述したように、送付状の本文は「挨拶文」から記載する必要があります。書き出しに丁寧な挨拶文を記すことで、相手への敬意や気遣いを伝えていきましょう。

次は、送付状の本文の書き出しである「挨拶文」の書き方を解説します。難しい頭語や時候の挨拶をマスターして、ビジネスパーソンとして一層成長していきましょう。

送付状の挨拶文は「頭語＋時候の挨拶＋ビジネス上の挨拶フレーズ」

送付状の挨拶文は「頭語＋時候の挨拶＋ビジネス上の挨拶フレーズ」の3つから構成されています。親しい友人と会ったときに「〇〇さん、こんにちは。久しぶりだね。元気にしていた？」と話しかけるのと同じように、送付状でも最初に相手への挨拶を行います。

時候の挨拶は、送付状の時期によって適切な言葉を選ぶ必要があります。送付する季節や時期を考慮したうえで、最適な表現を選ぶようにしましょう。

「頭語と結語」の使い方に注意

挨拶文が「〇〇さん、こんにちは。調子はどう？」だと考えると、送付状の最後には「さようなら、また今度ね」にあたる挨拶も記載しなければなりません。送付状や挨拶状の最後に記される言葉を「結語」といい、頭語とセットで用いられます。頭語と結語は組み合わせが決まっているため、異なる組み合わせで使用しないように注意してくださいね。

送付状でも使う、時候の挨拶とビジネス挨拶

先ほど解説したように、送付状で頭語を記載したあとには、季節の挨拶である「時候の挨拶」や「ビジネス挨拶」が続きます。

ビジネスシーンでは、送付状だけでなくメールや手紙など、あらゆる場面で時候の挨拶とビジネス挨拶を使用します。ふとした瞬間にサッと口に出せるよう、言葉のストックを増やしておきましょう。

個人宛の送付状で「ご盛栄」は適切ではない

企業宛の挨拶文には「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」「貴社におかれましては、ますますご盛栄のことと存じます」といったように、「ご繁栄」という言葉が頻繫に使われます。

ご繁栄は商売や事業が一層発展することを意味した言葉なので、個人宛の送付状に使うのはNG。送付状を個人宛に送る場合には、「ご清祥」「ご健勝」を使用するようにしましょう。

ご清祥やご健勝は相手の健康や無事を祝う言葉なので、誰にでも使用できる便利なフレーズですよ。

ビジネスの挨拶文「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」

頭語と時候の挨拶を記載したあとは、ビジネス挨拶に続きます。送付状の場合には、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」や「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」などを使用するのが一般的です。

親しい間柄の担当者に送る場合には、「〇〇さまもお変わりありませんか？」「先日の△△ではありがとうございました」など、個人宛のメッセージを付け加えてもよいでしょう。

個人宛と企業宛の挨拶文を使い分けよう

書類を送付する際に添える「送付状」は、ビジネスシーンで頻繫に必要となるものです。正しい書き方をマスターして、丁寧で礼儀正しい印象を与えましょう。

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