長くなってしまいがちな「朝礼」を短くまとめる2つの工夫

　朝礼の所要時間は企業によって様々ですが、毎日行う朝礼は大体10分～20分程度という企業が多いでしょう。しかし、朝礼の時間に、少し議論の余地がある話題を取り入れたため、その時間もあっという間にオーバーしてしまい、30分40分とかかってしまうことはよくあります。

　朝礼が長引くことで、お客様や他部署からの電話対応にも支障が出るのはよくありませんが、管理者・マネージャーとしては朝礼の場で伝えたいことが沢山あるときもあるでしょう。長くなりがちな朝礼をどう工夫すれば、短くまとめられるのでしょうか。以下で解説していきます。

　朝礼の場では、進行役とアジェンダに沿って、発信する人間のみが発言できるものとして、一般の朝礼参加者には質問などの発言権を与えないというルールを作るのです。もちろん、朝礼終了後には各チームリーダーなどが、質問に対して回答するなどの準備や工夫は必要になります。

　よく朝礼の長い企業を見ていると、こうしたルールを設けずに、朝礼に参加している人間全員が自由に発言しています。朝礼という場の目的にブレストやディスカッションに重きを置いているのであれば、これは有効かもしれません。

　また朝礼の時間を会議の意味合いも含めて、1時間程度の比較的長い時間を想定している場合は良いでしょう。しかし、これらの明確な目的がなく、社員から密かに“無駄な時間”というレッテルを張られている朝礼であれば、すぐにルールの見直しが必要です。そして、アジェンダと時間配分、進行役に関しても時間的にルーズにならないような引き締めができる人を選び直します。

　時間・場の空気などを見極めて、瞬時に要点をまとめる能力はコミュニケーション能力とともに場数や経験値も必要になるため、いきなり出来るようなものではありません。特に、まだ新入社員の人の中には、人前で発信すること自体が苦手で、緊張してダラダラと話してしまったり沈黙してしまったりする人もいます。

　そこで、何か発言をしやすい、ツールを用意してあげるのです。例えば朝礼で効果事例を共有する場合であれば、雛形やフォーマットを用意して、それに沿って発言をしていきます。ちなみに、こうしたツールを新人や話が長いと言われることが多い人間にあえて作らせてみても良いでしょう。こうしたツールがあることで、時間配分にも目安ができ、内容が簡潔で的確になることは、話す側にとっても聞く側にとってもプラスのことです。

　無駄に長い朝礼は、朝礼の目的から言っても生産的なことではありません。進行方法や進行役も見直しながら、朝礼が貴重で有益な場になるよう改善していきましょう。