「分かりやすい書類」を作成する方法【時系列順に整理する】

　

　分かりやすい文章を作成する、あるいは後で依頼者に上手く説明できるよう書類をまとめるためには、いくつか知っておくべき方法があります。それらを元に作成した文章や書類が手元にあれば、後々説明が必要な場面に遭遇した場合でも上手く対処することが可能になります。ここでは手順書を作成する事例を挙げて、実際に書類作成をしていく流れを追いながら説明します。

　手順書を作成するにあたり、まず手順書を元に作業する人をイメージします。理由としては、伝えるべき相手が違えば理解の度合いや捉え方も変わってしまうため、話し言葉や書き言葉を多少変える必要があります。

　それを前提とした上で、手順書として内容が伝わる文章作成のためには実際に自分の手を動かしながら、その一つ一つの動作を検証し時系列に言葉として書き出していく方法が考えられます。また、この時点では箇条書きにとどめておき、細かな点はメモする程度でよいでしょう。これらのルールを守り、手順書を書いていくことで頭の整理が進み、順番の混同も無くなります。その結果として、相手に伝えやすく伝わる文章が完成します。

　自分の言葉で伝えやすい手順書が完成すれば、後になって手順書の理解出来ない点を指摘された場合でも、その場で簡潔に回答することが可能です。

　あとで説明するということは、作成している時点で書いている書類の内容について詳細な説明が出来る必要があります。文章を書いている時点では頭の中ではよく理解出来ているため、その段階では具体性に欠けた文章であっても割合理解できることがよくあります。しかし、説明する段階になって読み返した時に具体的なイメージが省かれている文章を残してしまった場合、自分でも判読が難しいという現象が起きることがあります。

　特に、書類内に完結していない文章が残されていることは、説明する上で必要となる本質的な要素が足りない状態といえます。自分の作成した文章を読む人は初めてそれに目を通すわけですから、仮に自分がにらめっこしながら書いた文章が的を得ていても簡潔でなければ、相手にとっては理解が難しいでしょう。そのため、説明することを前提に文章を作成することが求められます。

　ある程度仕上がった段階で、一度文章全体を上から順に読み返します。完結していない文章があれば、その都度直していきます。読み返して意味が通らない、あるいは順番がおかしい部分があって誤解が生じるようであれば、構成に問題があります。

　その場合、文章の前後を入れ替えるなどの校正作業をします。ある程度完成の目途がついたところで、可能であれば一度書類作成の作業を切り上げて、他の作業をしてもよいでしょう。時間をおいてから、もう一度書類の精読をします。地道な作業になりますが、時間をおいて見直すことによって自分の理解が深まっていくことから文章の要約が可能な段階となります。

　文章の要約を経て、やっと相手に伝わる簡潔な文章レベルに達します。分かりやすい書類とは、あなた自身が時間を置いてから書いた文章を読む立場になってはじめて判断が出来ることがあります。

　文章を書いている最中は、客観的に判断することは難しいものです。しかし、それでは成り立ちません。文章化する上ではあらかじめ事実を基準とし、事実に基づいて文章を時系列化して並べることで分かりやすさの度合いが向上します。人に伝えるための手段として書類を作成する上では、自他ともに解りやすい基準を一つ定めて説明する相手や必要に応じて加減をする方法がよいのではないでしょうか。