仕事の書類の整理を簡単にする方法【時間も空間もコンパクトに】

　ビジネスマンにとって、仕事関係の書類の整理も大切な仕事と言っていいでしょう。「できる」ビジネスマンは常時きちんと書類が整理されているもの。しかし、どうしてもデスクの上や引き出しに、未整理の書類が溜まりがちです。どうすれば簡単に整理することができるのか。ここでは時間と空間をコンパクトにする方法をお話しましょう。

　書類の整理を簡単にするためには、短時間ですませることが肝心になります。どうすれば短時間で整理できるか。答えはかんたん、「すぐに整理すること」。当たり前のことのようですが、この当たり前が出来ない人が、実際には少なくありません。これはマインドの問題です。

　「書類の整理までが一連の仕事」と考えるようにしましょう。たとえば会議で使用した書類は、デスクに戻った瞬間にファイルに整理してしまう。営業で外回りから帰ったら、席に座る前にまず書類を整理する。つまり、そこまでを「会議という仕事」「外回りという仕事」と考えるのです。

　それを後回しにして机上や引き出しに溜め込んでしまうから、あとで時間をかけて整理しなければならなくなるのです。そんな無駄な時間を自ら作ってしまうようでは、とうてい「できる」ビジネスマンにはなれません。家事が苦手な人が、台所のシンクに食器を溜め込んでしまうのと同じこと。その方がかえってあとで、「より面倒」になるのです。こういうことは習慣ですから、慣れてしまえば特に意識することなく、自然に整理できるようになるはずです。

　書類整理を簡単にするためには、空間をコンパクトにする必要もあります。空間のコンパクト化とは何か。それはつまり、「ファイルの種類を多くしすぎないこと」です。ファイルの種類は職種によっても違ってきます。一概には言えませんが、可能な限り、減らすようにしましょう。

　細分化しすぎるから、書類の整理に手間がかかるのです。また、あとで必要な書類を取り出すときにも「あれはどのファイルに整理したかな」とわからなくなってしまいがち。書類を捜す時間も、また無駄です。できるだけ大別して整理しておけば、そうした弊害もなくせるでしょう。資料を活用しやすくなるというメリットもあるわけです。

　また、限られたスペースで管理するのですから、種類だけでなく、ファイルの数も少なくする必要があります。古い資料を随時再整理して、不要なものは処分するなり、保存しておいた方が良さそうなものは自宅に持ち帰るなどして、ファイルのスペースは常にコンパクトに整えておくようにしましょう。スペースがコンパクトになると、新しい資料を適切なファイルに整理する時間も、自ずと短縮化できるというわけです。

　未整理の資料は、ストレスのもと。頭の片隅で「いつか整理しなければ」と考えることだけでも、仕事にはマイナスです。余計な時間を削ることによって、他の仕事ができるようにするための簡単整理術、参考にしてみて下さい。