会議を成功させるために必要な事前準備のポイント

　会議を成功させるためにしておかなければならないものが「事前準備」です。これが上手くいっていると、焦ることなくまたスムーズに会議を進めていくことができます。

　会議とは決められた時間で、相談していったり決め事があったります。無駄に時間を使わないためにもできるかぎり準備をしておくことが必要ですので、今回はここでチェックしていきましょう。

　会議の準備の開始時期はどのくらいから始めれば良いのでしょうか。それは、会議の企画が立ち上がった時点です。会議というのは、社内だけで行うこともありますが、ゲストを招いて意見を聞いたりすることもあります。

　そのため、企画が立ち上がったその瞬間から作業に入るようにしましょう。準備は早ければ早いほど、安心して取り組めます。

　会議の日程が決まったらまずやることは、議論の内容を明確にすることと、会議の進行するための役割を決めることです。

　そして、その議論内容に必要な人材に連絡をとります。最初は、大まかな日程を言って、都合のいい日を絞っていきましょう。この際、上司や外部の人などの重要人物からの日程を重視し調整していくとスムーズです。

　次に会議の正式な日程、場所を決定します。自分の会社の会議室を使う場合は場所取りは簡単ですが、借りる場合は業者から備品なども借りてこなければなりません。レンタルすべきものとしてはマイク・ホワイトボード・テーブル・椅子などがよいでしょう。また、会場にプロジェクターがあるかどうか、パソコンとプロジェクターが繫がるのかということを確認しておいたほうがいいでしょう。

　場所が決まれば、手紙やメールなどで会場の場所や行き方、会議の時間、遅刻した時の対処なども書いて送るようにしましょう。

　参加者が決まれば、参加者に配る用の資料を作ります。その際、人数よりも多めに用意するようにして下さい。プロジェクターで行なう場合でも、内容を簡潔にまとめたものでも構わないので資料は用意したほうがいいでしょう。

　社外秘は別ですが、あとで見直したりするときに便利ですし、万が一プロジェクターが壊れたときにもすぐに対応ができるからです。

　会議当日は、できれば1時間以上前に会場に入って準備をしておきたいものです。テーブルやいすを並べなければならない場合はもっと早くに行かなければいけないかもしれません。

　参加者全員に見やすいように、レイアウトや照明を確認したりすることも必要です。またプロジェクターがある場合は、きちんと点くかどうかのチェックを行なった方がいいでしょう。無駄な時間を省き、濃厚な会議ができるように頑張ってください。