会議の進行を任されたときにやっておくべき事前の準備

　会議においては、重要性の高い伝達や検討事項、意思決定の共有が図られます。しかし、ときに無駄な会議となることが少なくありません。それは、会議の事前準備と進行が十分になされていないことが原因として挙げられるでしょう。無駄をなくし、効率的に会議の運営を図るためには、事前準備が何よりも重要。そこで、今回は会議の進行を任されたときにやっておくべき準備に関して意識すべきポイントを紹介します。

　会議の準備は、はじめに議題の設定、次にゴールの設定を行うことからはじまります。

　会議を何のために開くのかを考える際には、できる限り具体的にテーマを設定することが大切です。抽象的なテーマを設定してしまうと、参加者からあらゆる意見が出てしまい、議論を収束させることが難しくなってしまい、まとめることができません。そのため、議論の軸を明確に設定することが求められます。

　何のために会議を開くのかを決めたつぎに、会議のゴールを設定します。ここでも、議題の設定と同様に具体的なゴールを設定することが大切。具体的にイメージすることで、会議でどこまで決めなければならないのかが分かるはずです。ゴールを明確に設定することができれば、会議の目次、進行・手順、参加者を決定することができます。

　参加者の選定、役割の設定：会議の議題とゴールを設定したら、それに沿って必要な参加者を選定します。発言をせずに座っている人をつくりださないようにするために、議題とゴールを意識して、人選を行うことが大切。人選した後に、それぞれの参加者にたいしてなぜ人選をしたのかを期待と役割とともに伝えます。

　会議を開催するにあたって、伝達しておかなければならない必要な要件を文面やメールにて送ります。具体的な要件は以下の通りです。

・議題

・目標（ゴール）

・日時、場所

・参加者

・会議の目次と時間亜非分

・役割

・必要な資料、お願いなど

　前日は、会議のアジェンダおよび所要時間を決めておき、紙に書き出し、上司などに間違った点がないか指摘してもらいましょう。また、会議内容の議事録を取る人と会議内容のポイントをホワイトボードや模造紙に書く人を決め、依頼しておきます。

　アジェンダをホワイトボードなどに書き出しておきます。また、司会者は会議開始時間の遅くとも15分前を目安に部屋に入っておくと良いでしょう。パソコンや準備しておかなければならいないものがないかを確認しておきます。

　以上が、会議の進行を任されたっときにやっておくべき準備です。みさんも、ぜひ任されたときに、ここで学んだポイントを活かしてみてください。