会食の場所や時間をメールでスムーズに調整する方法

　プライベートで気の置けない仲間と飲むお酒は解放感に浸れて仕事の息抜きに最適ですが、仕事の延長上の会食は、場所決めや連絡など神経をつかうことになります。ましてや、それがメールでの連絡となれば、行き違いや思い違いがあってもお互い気付かないこともあり、より一層の注意が必要となるでしょう。

　相手が必ずしも会食場所の地理に詳しいとも限らないため、調整の際には様々な注意点があります。では、どのように会食をセッティングすれば良いのでしょうか。

　先方の予定が、まずは最優先。メールにより調整するのであれば会食のお誘いと、都合の良い日をお聞きするメールを送信します。その際、上司の日程も後で確認するのであれば、候補日を複数出してもらった方が調整しやすいと言えます。「○曜日はダメ（大丈夫）」「○時以降希望」等の方法で返信をもらうのがベターでしょう。

　返信の結果を踏まえて上司や関係部署との調整を終えたら先方に返信します。

　「先日はご連絡を頂きありがとうございました。私どもの方は○○と△△、私でお伺いいたします。つきましては×月×日×時頃より□□駅周辺で予定しておりますが、ご都合が悪ければお手数ですがご連絡をお願いいたします。なお、場所等の詳細につきましては後日改めてご連絡させて頂きます。」

　その会食にプレゼン資料や見積書等を持参するのであれば、作成が間に合う日程であることが大前提です。

　その後会食場所を選定することになりますが、極力先方に近い場所を選びましょう。初めての会食であれば、嗜好があらかじめ分かっており、リクエストがあったわけでない限りは、香辛料をふんだんに使ったりクセが強い料理は避け、無難なところを選びましょう。

　立地や場所の分かりやすさ等とあわせて考えると、ホテルのレストランなどが良いでしょう。予約を入れて、個室があれば確保しておきましょう。

　この時点で先方の好みが分かっていれば事前に伝えておくと、心配りに喜んで頂けるかもしれません。予約完了後、再度メールを送信しますが、その際には改めて、「日時」「曜日」「店名」「住所」「目印」を忘れずに記載しましょう。

　その他細々とした変更や調整を生じることがあるかもしれませんが、最後に送信するメールで「最終決定事項」を書くように心がけましょう。ここで紹介したことを参考に、相手に余計な手間をとらせることなく、スムーズに会食に日程や場所を決定できるようになりましょう。