【時間の無駄とは言わせない！】単調になりがちな会議をうまくファシリテーションする方法

　　会議のファシリテーションをうまく行いたいと思う企業は多いと思います。特に企業内部で行われる会議は、「とりあえず決まり事だから出る」と考える人が多く、出席者もほぼ固定されているため、緊張感に欠けるものになりがち。

　そして、「連絡事項の確認で終わる」「資料の棒読みで終わる」「世間話で終わる」というような会議が多くなってしまいます。そのような会議でさえ、出席したということだけで満足してしまうケースも多いのです。このような、単調になりがちな会議をうまくファシリテーションするにはどのような方法があるでしょうか。今回はそれを考えてみたいと思います。

　会議は少なくとも数人レベルの時間を一気に消費させてしまうもの。もし、そこで何の生産性もない会議が行われれば、意図していなくともその「会議時間×人数」分のコストが無駄に使われることになるのです。会議がいかに会社のリソースを使っているかを今一度考え、円滑なファシリテーション方法を模索しましょう。

　企業内部で行われる会議は、大抵何となく進行役が決まっており、何となく時間になったら終わる、という雰囲気になりがち。そこに明確な目的や役割がないのです。よって、会議の際は必ず責任者とファシリテーターを決め、ファシリテーターがアジェンダを作成した上で行うという、本来の手順を再構築しましょう。

　最近では、会議のファシリテーションを本気で考え、プロのファシリテーターを招いて会議をイロハから学びなおす企業も出てきています。ファシリテーションが大事と理解はしていても、内部の一社員がファシリテーションをするには、立場的な壁があったり恥ずかしさがあったりして、なかなかうまくいかないことが多いためです。どういう手段を取るにしても、一度思い切った対策を取れば、それは今後のすべての会議の礎になるのです。「本来あるべき会議」を取り戻すことを考えましょう。

　会議はメールや書類でのやり取りとは異なり、リアルタイムで意思の疎通を図れる貴重な時間。そこでただ「話を聞く」というだけでは、その話をメールや書類で回せばよい、ということになります。

　会議はダイレクトに意見を述べ合うことに意義があります。よって、それは例えばその場で表を作って進捗を見る、それぞれの意見を書き出す、会議の目的をイラストなどでイメージ化する、などの方法によって会議を視覚化することで生産性も高まり、出席者の意欲も出てきます。会議室にあるホワイトボードなどは飾りではなく、使うためにあるのです。会議は常に視覚化する、ということを心がけましょう。

　以上、単調になりがちな会議をうまくファシリテーションする方法を紹介してきました。貴重な時間を割いて行うのですから、「無駄な時間だった…」と思えわれないためにも、ここで紹介したことを参考にファシリテーションを行ってみてはいかがでしょうか。