会議を記録する議事録を書く時に気を付けなければいけない丁寧語の使い方

　会議は、大切な事を決定したり情報を共有したりするための大切な場となります。そのため、議事録を作成する際にも読んだ人にとって益となる書き方を工夫しなければなりません。

　当然ながら、会議に出席するのは一般社員だけではなく直属の上司や他部署の上司、或いは取締役や社長という会社のトップまで顔を揃える場合もあるので、記録を取る方としては上の方々の発言をどの様に議事録に記せば良いのか、迷ってしまう事もあるでしょう。ここでは、議事録の書き方における丁寧語の使い方について考えてみましょう。

　丁寧語は、聞き手が話し手より上位の場合に使うものであり、「です」「ます」「ございます」などが一般的です。また、上品な印象を与えるために「お」や「ご」を名詞につける美化語もこれに含まれます。

　例を上げると、金・茶・化粧・昼・酒・米などの言葉は、それ単体でも意味が通じるものですが、ここに「お」をつける事で丁寧語になります。話し言葉の中では、前述した言葉に「お」をつけない事で、特に女性が発言する場合は乱暴に聞こえてしまう傾向にあります。

　また、乱暴にはならないのですが「お」や「ご」をつける事によって尊敬語に変化する語句もあります。名前・話・客・顔・年などに「お」をつけるとそうなりますし、住所・希望・自宅・出席・来店などに「ご」をつける場合がそれです。この様に丁寧語とは、丁寧にしなくても意味自体は通じるものがほとんどです。

　例えば、会議の中で「お客様」という発言が出たとしましょう。議事録においてはこれを「客」と表記しても、なんら問題はありません。さらに言えば「実際に店舗に出て、お客様と顔をしっかりと合わせながら〜」という様な発言があった場合には、「店に来た客と顔を合わせて〜」という表記で良いのです。

　例えこれが、社長の話した言葉であっても、議事録においては丁寧語を使う必要はありません。なぜかと言えば、効果的な議事録の書き方とは、読んだ人が知りたい情報を簡潔に書く必要があるからです。

　発言者の役職やクライアント先との関係を考慮しながらきちんとした言葉遣いで書くというのは、議事録の目的ではありません。さらに議事録は、美しく書く必要もあります。美しさとは、読みやすさです。読みやすい議事録とは、ペーパーを手にした時にバランス良くその中で文章が配置されている必要もあるのです。

　こう考えるならば、効果的な議事録には丁寧語は必要がないという結論に至る事でしょう。ぜひ参考にして議事録を作成してみてください。