送付状の挨拶文を書くときのテクニック【ビジネス文書基本編】

　ビジネスシーンにおいて書類のやり取りは頻繁に起こります。ＦＡＸで送信するにしろ実物を郵送するにしろ、書類だけを相手に送りつけたのでは失礼に当たりますし、そもそも誰あての何の書類なのかを明記しておかなくては、万が一書類が迷子になったときに持ち主や送付されるべき人のもとに届かない場合があります。

　送付状は一般的に「挨拶文」「主文」「末文」で構成されていますが、ここでは送付状の出だしの部分である挨拶文の書き方についてご紹介します。

　送付状における挨拶文は会話でいうところの本題に入る前の軽いあいさつのような意味をもちます。送付状がついていないのはもちろんマナー違反ですが、挨拶もなしに用件のみが書かれている送付状も相手に対してあまりいい印象を与えません。送付状の役目は相手に対してどんな書類を送付し、どうしてほしいのか伝えるものなので長い挨拶文である必要はありません。

　送付状の書き出しには簡単な挨拶文を入れますが、これには形式があります。ビジネス文書の送付状の場合には、頭語と結語を使います。

　頭語は手紙における「こんにちは」にあたり、結語は「さようなら」に当たります。頭語と結語は相手や状況によって様々ですが、組み合わせ方は決まっているので間違わないようにしなくてはいけません。ビジネスシーンでよく使われるのは「 拝啓」で始まり、「 敬具」で終わる組み合わせです。また改まった手紙の場合に使われる「 謹啓」と「 敬具」も、よく使用される組み合わせです。関係の薄い会社などには「 拝啓」よりも「 謹啓」や「 謹白」を用いるといいでしょう。

　その次には相手を祝う言葉を入れます。「 ご清栄」「 ご隆盛」は繁栄を慶ぶという意味があるので、会社あての挨拶文に向いています。逆に個人に宛てる文書には、健康と幸せを慶ぶ「 ご健勝」が多く使われます。

　ビジネス文書の場合、この部分はお決まりのフレーズがいくつかすでにあるので、それを参考にするといいでしょう。たとえば、「貴 社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます」といったものです。

　頭語と前文のあとに主文が続きます。主文のあとに末文、頭語とペアになっている結語を書きます。

　送付状の挨拶文はすでに形式があるので、それにのっとった形で送付状を作るようにすると相手に対して好印象を与える、見栄えのいい送付状が出来上がります。お決まりの文句があるとはいっても、頭語・結語の組み合わせや前文の意味合いも押さえておいたほうが、知らないうちにマナー違反をしていたということにもならずに済みますので覚えておきましょう。