書類をまとめて整理する時に役立つ２つのアイデア

　書類の整理をするにあたって、必要な書類について、欲しい時に見つからないことや、乱雑な書類の中から探さなければならないことがあると思います。そういった時に書類がどこにどうあるのかを確認できるようにできていれば、仕事もスムーズに進むでしょう。ここでは書類を見やすい状態に整理するためのアイデアについて話していきたいと思います。

　まず、書類を見やすい状態にするためには、書類を分類ごとに整理する必要があるでしょう。色によって分類を分け、事務関連の書類は青、このクライアント関連の書類は赤というように色分けを行うといいのではないでしょうか。そうすれば、書類がどこにあるのかを把握しやすくなります。また、その中で特に重要な書類があるのであれば、すぐに引き出せるように付箋をつけておきます。付箋には書類の内容を端的に書いておきましょう。付箋についても書類の重要度で分けるとより利用しやすくなります。色分けすることで視覚的に書類を分類できるので、探す手間が省けるのではないでしょうか。

　書類の中には、何度も必要になるものもあれば、あまり頻度は高くないけども必要な機会があるという書類もあるでしょう。何度も使う書類は、すぐに使えるように手元に置いてあれば、簡単に探せてすぐに次の仕事に移ることが出来ます。頻度の高い書類は机の中やなどではなく、デスクの横に整理しておくか、棚をデスクの上に置き、そこに収納しておくようにしましょう。

　整理整頓はめんどくさいと思うかもしれませんが、書類を探す手間やタイムロスを考えると、整理整頓の時間の方が少ないことがわかると思います。ここで紹介したアイデアを活かして、書類の整理整頓に取り組みましょう。