上司に「無駄な報告」をしないために気をつけておくべきこと

　ビジネスシーンにおいて上司に報告をする機会は頻繁にあります。しかし、上司に無駄なく報告をすることが苦手意識を持っている人が多いのが現状。無駄なく報告するスキルは、仕事において必要不可欠なもの。簡潔かつ具体的に内容を伝える能力が求められるのです。そこで、今回は上司に無駄なく報告をするのが苦手な人の特徴、そしてそのことを克服するためのポイントについて学びます。

　報告をするのが苦手な人の特徴として、最も多いのが「ダラダラと長く話すこと」です。これは、自分の考えていることをすべて話したいという気持ちが先走りしてしまうために起こってしまいます。仕事ができない人の報告は、無駄な内容が多くダラダラ話すもの。

　一方、仕事ができる人の話は、要点を押さえた内容で、簡潔なものです。上司への報告は自分の話したいことを伝えるためにあるのではありません。何かしらの報告を行う目的があります。特定の問題についての原因を探る報告かもしれませんし、対策案を練る報告かもしれないです。

　したがって、論点に沿って説明することを意識しなければならないのです。こうすることで、上司の時間を節約することができるとともに、自分たちの時間も節約することができます。

　聞き手である上司が聞きたいことは、結論もしくは結果。したがって、わたしたちは結論を明確に述べることが決定的に重要です。

　あなたが上司に対してぼかし言葉を使うことによって、報告そのものの信用度は大きく低下します。したがって、言葉を濁したりすることはせず、的確かつ具体的に報告することが大切です。

　自分の判断で情報を切り捨ててしまうと、後にトラブルに進展してしまうケースも少なくありません。したがって、細かいことでも漏らさず報告することが大切です。

　難しい内容に関する報告である場合、平易に話すことが何よりも重要です。そのためには、報告内容の本質を理解することができていないと、分かりやすく報告することはできません。

　以上、無駄なく上司に報告するためには、要点を押さえ、簡潔かつ具体的、平易に内容を伝えることが重要であることを説明してきました。上司に報告する際に、心がけてみてはいかがでしょうか。