書類の作成が遅い部下を上司が指摘をする際に意識しておきたい3つのポイント

　書類の作成は、チームで仕事を能率的に進めていく上で欠かせません。一人だけで仕事をするのであれば、自分が理解できる記録を作れば良いかもしれませんが、チームで仕事をするには、他の社員と情報を共有していかなければなりません。

　また、会議における議事録の作成などの書類作成の仕事は、チーム以外にも益をもたらす大切な仕事です。プレゼンを行うための企画書の作成などは、より効果的に訴えかけられるような作り方も必要。ですから、部下の書類作成の仕事を管理する事は上司の大切な仕事の一つです。

　しかし中には、書類を作成するのが苦手な社員もいれば、その重要性が解らずに取り掛かりが遅い社員もいるでしょう。では、書類作成が遅い部下に上司が指摘をする際、ポイントはあるのでしょうか。

　「指示した期限までに書類が作成出来ていないじゃないか！言われた事を守れ！」という様に上司から言われたとしても「怒られた」という感覚しか残りません。それでは、いつまで経っても部下が自分から成長しようとはしないでしょう。書類作成だけにとどまらず、部下が出来ていない事に対する指摘は、穏やかにする必要があります。

　部下に、本当に会社の為になるような社員に育ってもらうには、時間をかけなければなりません。これは、仕事が早い部下も同じで、必ずどこかで壁に突き当たります。その時、しっかりと部下とのコミュニケーションを図り、自分の責任を全うさせながらも見守るための時間を取れるかどうかが、ポイントになるでしょう。

　同じように、書類作成が遅い部下に対して、怒り口調で、しかも一方的に遅い事を指摘する事は控えましょう。自分が書類作成の指示を出したのなら、いつまでが納期だと思っていたのか、納期の指示を出していて遅れているなら、なぜ遅れているのか、という理由や相手の考えを述べさせる機会を与えましょう。そうする事で、部下としては自分がとってきた行動を客観的に見るきっかけとなる事があります。これは、ゆくゆくの部下の成長に大きく関わっていくでしょう。

　書類の作成が遅れている、という指摘をして、その理由を考えさせました。次に重要なのは、解決策を自分で考えさせること。指摘とは、単に遅いという事を告げるためのものではありません。適格に指導しなければならないのですから、上司として最期まで責任を持つべきです。

　以上、書類作成が遅い部下を上司が指摘をする際のポイントを紹介してきました。遅い事を指摘する時のポイントは、部下に不快感を感じさせずに自分で解決策を考えるところまで導けることです。つい怒りたくなってしまうかもしれませんが、そこは堪えて「どうすれば次回はきちんと作れるようになるか」を考えて指導するようにしましょう。