会議の時間を変更する際に行うべきこと【早めの連絡を心がける】

　会社の会議は非常に大切なもの。会社の日々の業務の成果や問題点を報告したり、時に会社の方向性を決める会議など社員が中心となって行う会議もあれば、役員たちの会議もあります。ここでは、「時間」に着目し、会議の時間が変更になった際にすべきことを紹介していきます。

　会議の問題点は時間に関することが深く関わっています。とにかく長時間になる会議に悩まされている人は多いでしょう。また定刻に人が集まらず、いつまでたっても始まらない会議というのも問題視されています。

　最近では会議をスムーズに執り行うアジェンダを用いて会議を時間通りに効率よく進める会社が増えているそう。このように多くの人が関わる会議でたくさんの人に影響を及ぼすのです。だからこそ時間にはシビアになりたいところです。

　会議を主催する人が、会議の時間を変更しなければならないことがわかったときどうやって出席者に対してどう連絡すべきでしょうか。一番良くないのは、出席者に対して連絡が徹底されず、出席者が変更前の時間に来てしまったということ。出席者もスケジュールを調整しながら会議に対する時間を確保しているのです。ですから会議の時間を変更することが決まったら速やかに出席者に連絡することが求められます。

　社内メールで連絡することも大切です。文面として残るので、時間や日時を再確認するにはメールは非常に有効。しかしメールの場合、見逃されることも多々あるので、ダメ押しに電話でも連絡しておくと良いかもしれません。

　本人と直接コンタクトを取って確認する方が、変更時間を発信するほうとしても安心です。そのときに時間が変更されること、それによって先方のスケジュールにも影響を及ぼしてしまうことに対する感謝を述べましょう。

　

　会議の時間が変更されたら、相手にもスケジュールというものがあるのですから、確実に相手に伝えることが大切です。そしてその連絡方法は、メールおよび電話がいいでしょう。会社内で往来が簡単にできるならば直接会って伝えることはさらにいいと思います。またその報告をするときに、事務的に伝えるのではなくで謝辞を交えて相手の都合を気遣う姿勢を見せることが大切です。