会議を効率化させるための時間配分の仕方

　会社に会議はつきものです。会社は一人で動かしているわけではなく多くの社員が関わって仕事をしています。そして、ひとつの会議の中で明確な目標設定をしたり問題提議をしたりして議論をまとめていくのにアジェンダが使われることがあります。言い換えれば会議進行表のようなものです。これは議論を明確に効率的に推し進めることができるので多くの企業で今取り入れられています。それに関連して会議を効率的に進めるための時間配分について考えてみましょう。

　社員が会議に参加しているとき当然、社員はその他の業務ができません。会議は会社の問題点や目標を議論する場でそのほかにも事実確認や報告といった必要なホウ・ソウ・レンの場でもあります。大切な時間であるとともに社員にとってはその他の業務が忙しい場合、会議にかかりきりになってしまうということは非常に苦しいものがあります。会社にとって必要なものであるがゆえにすみやかに迅速に執り行いましょう。

　では会議を効率化させていくためには何が必要なのでしょうか。上述したようにアジェンダを利用して会議の効率化を図る企業が増えています。会議の議題を決め、出席者の役割、会議の進行をある程度決めたアジェンダは会議をコントロールする上で非常に重要です。会議をするとわかったら事前に議論やテーマを決め問題点や目標設定を明確にしてアジェンダを作成していきましょう。

　アジェンダが完成すれば必ず会議が効率化するというわけではありません。アジェンダを用意し議題や目標を明確にしてもそれをまとめる人がいなければ、当然議論の方向性はずれていきます。アジェンダが示す議論の道筋をよく理解して問題点や目標、ゴール地点が何かを理解した仕切り役が必要になってきます。それが司会進行役ですね。優秀な人材とは時間の使い方が非常に上手な人種です。限られた会議の時間で意見陳述にどれだけ時間をかけるか、問題提起にどれだけ時間をかけるか、意見の集約は最後の15分でできるかなどその采配に才覚を示してくれる人は頼りになります。

　会議を効率化させるためには、よく練られたアジェンダとそれに従って滞りなく議論をまとめ上げる司会進行役の２つの要素が大切だと考えられます。これから会議を効率化させたいならばぜひこの2点に注意してくださいね。