社内に書類を送付するときに気をつけておきたいこと

　社内に書類を送付することは案外難しいものです。いろいろありますが、文書の性格によってそのときに気をつけるべきことは変わってくると思います。そしてそれを上層部にまわすのか、それとも同僚にまわすのか、いろいろな場面で考えてみましょう。

　社内へ送付する文章はほとんどの場合、パソコンで作成すると思います。たとえば、社内で企画したお花見会の案内。こういったものは、パソコンの共有フォルダに入れておけるでしょう。社内のレクリエーションのような企画は、開催する日時、場所、会費、雨天のときはどうするか、少くともこれだけは、箇条書きでわかりやすく書きます。

　そして忘れてはいけないのは、〆切日。申し込み先の人の名前、企画した代表者の名前です。パソコンの共有フォルダに入れておく他に、大きな紙に案内を書いて社内に貼っておいた方が良いと思います。

　企画、設計及び予算などの文書は、基本的に機密文書です。こういうのは、表紙に秘マークをつけた文書にします。たとえば企画・設計書を作成した場合、このプロジェクトを企画した目的・意義、基本概要、理論値、理論計算式、実験データ、理論値との比較、検討・吟味、設計書、図面など、これらは厳重に管理しておきます。

　そして、社内に送付する場合は、プリントアウトして、必要部数をコピーして紙で配布してから、会議を開きます。機密文章なので、安易な取り扱いは必ず避けるようにしましょう。個人情報以上に、会社の情報は悪用されやすいのです。

　この２つの場面で書類の送付を使い分けておけば、問題ないでしょう。是非試してみてください。