誰が見ても分かりやすい会議の記録をとるコツ

　私たちが普段話している会話の中には、主語が含まれていない場合が多くあります。なぜかと言うと、主語を話さなくても話が通じるからです。これは、会議の時に出される意見にも同様の傾向が見られるでしょう。

　しかし、その場で聞いている時には分かっているつもりでも、後になって思い返してみると分からなくなってしまう事もあります。例えば「スポンサーを10社増やす」という結論が分かっていたとしても、それがどの地区における目標なのかが分からなくなってしまうと、せっかく会議を開いた意味がありません。ですから、記録を取る時には以下のコツを抑えておく必要があります。

　議事録作成者が取る記録は、会議に出席していない人でもその記録を読みさえすれば、会議に出席していた人と同じ様な情報が得られる事を目的としています。仮に、ここで述べる記録がそうでなかったとして、自分自身が振り返るための記録だったとしても、同じ様な観点で記録を取る事には意義があります。冒頭で述べたように、主語が省略されている発言の記録の場合は、その主語を自分なりに補う必要があるでしょう。

　会社を一つの車に例えたとしましょう。あなたはその車の、ハンドル部分の仕事を担っているとします。しかし、車は色々な部品で出来ており、それぞれの部品は他の部品と密接に関連があります。その様にして、車を走らせる事が出来るのです。同じ様に、あなたの部署に関係している事だけを記録しても、会社全体が向かう方向性を明確に認識する事は出来ません。ですから、全ての議題において記録を取る様にしましょう。

　記録をする上でのコツは、箇条書きで記録していく事です。たとえ、上司や社長が発言した事であっても、丁寧語や尊敬語で記録していると、絶対に追いつきません。ですから、箇条書きでどんどん記録していきましょう。

　また、後で振り返った時に、この発言が誰の発言だったかという事が分かる様にしておく事は重要です。誰の発言によって議題が進んで行ったのか、誰のリードによって方向づけが決まっていったのか、などを記録しておくと、その決定事項にどのくらいに重要性があるのかという事まで分かる事でしょう。